Hämeenlinna digitalisoituu

Kaupungin digitaalisen kehittämisen painopiste 2021 kohdistuu toimintojen automatisointiin. Hämeenlinna on asettanut tavoitteekseen hyödyntää digitalisaatiota kaikin mahdollisin keinoin. Tarkoituksena on automatisoida prosesseja ja palveluja siinä määrin kuin se on kustannustehokkuuden, asiakaspalvelun sekä toiminnan laadun näkökulmasta järkevää. Asiakasnäkökulmasta kiinnostavaa on, että automatisointi samalla parantaa joidenkin palvelujen saatavuutta ja nopeutta paikasta ja kellonajasta riippumatta.

Kyse on ennen kaikkea julkisen palvelun kulttuurimuutoksesta

Palveluja ei ole tarkoitus heikentää, vaan järjestää osin uudella tavalla. Uudistustyöhön sisältyy huolellinen analyysi, jonka perusteella arvioidaan automatisoinnin hyöty-, turvallisuus- ja riskinäkökulmat niin kaupungin kuin asiakkaankin osalta. Asiakasryhmien tietoteknisissä valmiuksissa sekä halukkuudessa digitalisoitujen palvelujen käyttöön on lisäksi eroavaisuuksia, minkä vuoksi tarjolla tulee jatkossakin olemaan myös perinteisiä palvelumalleja ja –asiakaskohtaamisia.

Hämeenlinna haluaa löytää uudenlaisia keinoja tuottaa kuntalaisille heidän tarvitsemiaan palveluita asiakaslähtöisesti. Maailman muuttuessa palveluiden järjestämis- ja organisointitavat elävät ja myös Hämeenlinnan kaupungin on uudistettava toimintaansa sekä tapoja tehdä työtä kuntalaisten hyväksi. Koronan aikaansaama uusi digitaalinen harppaus eteenpäin on nopeuttanut työelämän ja palvelukulttuurin uudistumista kohti 2030-lukua. Samalla myös kuntalaisten vaatimukset sähköisten palvelujen kehittämiseen ovat monipuolistuneet.

Digitaalisen kulttuurimuutoksen eteneminen on väistämätöntä ja haastaa kuntia monin tavoin. Osa kunnista on omaksunut digitaalisen edelläkävijyyden strategiseksi tavoitteekseen. Hämeenlinnassakin toimintatapojen kehittäminen digitalisaatiota fiksusti hyödyntäen nähdään tärkeänä kilpailuvalttina.

Haluamme kuulla ideoita digitalisointiin kaikilta, niin henkilöstöltä kuin kuntalaisilta

Mitä kaupungin palveluprosesseissa voisi tehdä sujuvammin ja tehokkaammin digitalisaation avulla? Mikäli olet tunnistanut asian, joka tulisi automatisoida tai uudistaa digitalisaation keinoin, ilmoita siitä Digi-idea -lomakkeella, (siirryt e-lomakkeeseen).

Kaupungin toimialat vastaavat omien prosessien ja toimintojensa sähköistämisestä ja kehittäminen suunnitellaan palvelunäkökulmasta yhdessä tietohallinnon kanssa.

Toimialoilla tapahtuvan kehittämisen lisäksi Hämeenlinnassa on varattu 100 000 euroa digitalisaation edistämiseen kuluvana vuonna oleviin projekteihin:

1. Etätapaamiset ja sähköiset ajanvarauspalvelut

Kaupungin tavoitteena on kasvokkain tai esimerkiksi puhelimitse järjestetyn palvelun ohella mahdollistaa myös tapaamisia ja ylipäätään julkisia palveluita digitaalisesti etäyhteydellä. Tavoitteena on joustavuuden sekä aika- ja paikkariippumattomuuden vahvistaminen turvallisuudesta tinkimättä. Kuntalainen kuitenkin itse päättää kummalla tavalla hän mieluiten asioi kunnan asiantuntijoiden kanssa. Mikäli tunnistat palvelun, jossa ei vielä ole mahdollista asioida etänä, mutta mieluummin haluaisit asioida niin lähitapaamisen sijasta, kerro siitä meille Etäasiointitoive -lomakkeella, (siirryt e-lomakkeeseen).

2. Ohjelmistorobotiikka

Otetaan käyttöön lisää ohjelmistorobotiikkaa, jonka avulla on mahdollista automatisoida erilaisia rutiininomaisia tietotyön ja tiedonkäsittelyn vaiheita. Ohjelmistorobotti voi esimerkiksi syöttää tietoja järjestelmään, hakea tietoja tietojärjestelmästä, muodostaa raportteja tai yhdistellä tietoa eri tietojärjestelmien välillä kuten ihminenkin tietojärjestelmän käyttäjänä tekisi. Tämä vapauttaa työntekijän palvelemaan kuntalaista.

3. Osallisuuden kehittäminen

Tehdään osallistamisen suunnittelutyötä. Tavoitteena rakentaa vuorovaikutus- ja viestintämalli, jolla osallistetaan kaupunkilaisia yhteisölliseen toimintaan ja kehittämiseen. Erityisesti halutaan kuulla lapsia ja nuoria.

4. Prosessien kehittäminen

Käydään läpi 2-3 palveluprosessia ja suoraviivaistetaan ne niin työntekijän kuin asiakkaankin kannalta.

5. IT-osaamisen kehittäminen

Toiminnan uudistaminen ja kulttuurimuutos vaatii ns. muutosagentteja, jotka opastavat muita ja omalla toiminnallaan kehittävät henkilöstön työskentelyä kohti uudenlaista tapaa tehdä työtä. Kaupunki tulee tukemaan muutosagenttien IT- ja digiosaamisen kasvattamista.

6. Teams käyttöön kaikille kaupungin työntekijöille

Kaikille kaupungin työntekijöille tulee pääsy viestintä- ja ryhmätyöskentelytila Microsoft Teamsiin, joko selaimella tai tietokoneella olevan Teams-sovelluksen kautta, sekä mobiiliapplikaation kautta. Tämä mahdollistaa mm. tehokkaamman tiedon kulun ja saatavuuden koko henkilöstölle. Muutokset astuivat voimaan 1.7.2021. Aiemmin Teams on ollut käytössä vain osalla työntekijöistä.