Hämeenlinnassa edistetään tietotyön automatisointia – ensimmäiset ohjelmistorobotit aloittivat toimintansa

Ohjelmistorobotiikka uudistaa käytännön työtehtäviä, se järkevöittää ja tehostaa työtä. Kaksi robottia on otettu käyttöön, toinen kaupunkirakenteen laskutuksessa ja toinen pääpiirustusten leimauksessa.

Hämeenlinna on mukana valtiovarainministeriön rahoittamassa Kunnille robotteja -hankkeessa (Kurob), jossa robotit kehitettiin. Kurob-hankkeessa on mukana 11 kuntaa, Jyväskylän, Hämeenlinnan, Kokkolan, Nokian, Riihimäen ja Ylöjärven kaupungit sekä Asikkalan, Janakkalan, Hollolan, Pirkkalan ja Uuraisten kunnat. Kullakin on omat robotisointikohteensa. Robotit on varsinaisesti ohjelmoinut yhteistyössä oleva Most Digital Oy, jolta ne ostettiin palveluna.

Robotti järkevöittää ihmisen työtä

Robotti automatisoi rakennuslupakäsittelyn ulkoista laskutusta, kun työ on lupakäsittelijän kannalta suoritettu ja valmis laskutukseen. Tämä vähentää käsityötä ja vapauttaa työntekijän aikaa. Tiedonkäsittelyn tehtävistä esimerkiksi siirtorutiinit, tarkistukset, tallennukset ja täsmäytykset on viisaampi antaa robotille, sillä se suoriutuu niistä tehokkaammin kuin ihminen.

Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi laskutusrobotin osalta sitä, että se tarkistaa viikoittain laskutettavat työt, hakee lisätietoja, täydentää asiakastietoja, antaa laskutuksen laskutusfirmalle toimeksi ja arkistoi laskuaineiston. Asiantuntija valvoo prosessia sekä raportoinnin kautta robotin työtä.

Asiantuntija ratkaisee sellaiset laskutuksen ongelmat, joihin robotti ei kykene. Ihmispäättelyä vaaditaan aina osassa tapauksia ja ongelmien selvityksessä. Roboteilta ei yleisestikään haeta sataprosenttista automaatiota, vaan ollaan erittäin tyytyväisiä, että robotti tekee oman osansa työstä, esimerkiksi 80%.

Oikein ohjelmoitu robotti ei tee virheitä

Laskutusrobotti siirtyi tuotantokäyttöön 16.12.2020. Pientä säätöä vielä tulee olemaan, sillä virhelistalle on muodostunut jonkin verran tutkittavaa ja korjattavaa johtuen järjestelmissä olevista eroavaisuuksista. Robotti itsessään ei tee virheitä, se tekee juuri sen, mitä se on koodattu tekemään. Tieto, jota robotti käsittelee, voi olla esim. väärässä muodossa. Tällöin robotti lopettaa laskun käsittelyn ja lähettää siitä tiedon ihmiselle. Näin robotti myös auttaa yhtenäistämään tietoja. Ne kohteet, joissa tiedot ovat olleet kaikissa oikein, on mennyt laskutusrobotilla mainiosti läpi.

Robotille voidaan helposti lisätä muita samankaltaisia töitä. Suunnitelmissa on laajentaa laskutusrobotin käyttöä myös esimerkiksi kaivulupiin.

Toinen robotti siirtyi tuotantoon 14.1.2021. Robotti leimaa rakennuslupahakemuksessa tarvittavat rakennuspiirustukset, joita on useita yhdessä hakemuksessa sekä lähettää tietoja eteenpäin. Robotti hoitaa työn nopeasti ja osaltansa helpottaa työtä. Toiminnassa on vielä pientä hiomista, kuten alussa aina, mutta suurin osa tehtävistä menee jo hienosti läpi.

Työn tehostaminen ohjelmistorobotiikan avulla on uutta kaupungin toiminnassa

Ohjelmistorobotiikka ei ole Hämeenlinnan kaupungilla aikaisemmin tehty. Hankkeessa toteutettujen robottien on tarkoitus olla alkusysäys ja saada muut toimialat kiinnostumaan automatisoinnista. Yksi iso teema on oppiminen, tarkoitus on opettaa organisaatioita robotiikan mahdollisuuksista.

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto on hyvä askel kohti Automatisoitu Hämeenlinna 2030 uudistuvassa työssä -tavoitetta. Robotit on toteutettu avoimella lähdekoodilla osana Hämeenlinnan kaupungin tavoitetta olla vahva ja kiinnostava toimija avoimen teknologian ja datan hyödyntämisessä.

Lisätietoja:

  • Rakennusvalvontapäällikkö, juha.henttonen@hameenlinna.fi
  • ICT-suunnittelupäällikkö, hankekoordinaattori Antero Paajanen, antero.paajanen@hameenlinna.fi