Varhaiskasvatus edelläkävijänä suomi.fi-palvelussa
Varhaiskasvatus on ensimmäisenä Hämeenlinnan kaupungin yksikkönä ottanut käyttöönsä Suomi.fi:n tulostus-, kuoritus- ja jakelu -palvelun (TKJ-palvelu).
Kokemukset palvelusta ovat positiivisia ja palvelun käyttö säästää myös työaikaa. Käsittelijän ei tarvitse huolehtia, koska ja miten tulostaa asiakirjat, sillä päätöksen tiedoksianto tapahtuu automaattisesti oikealla, asiakkaan toivomalla tavalla.
– Tämä on sujuvoittanut ja helpottanut valtavasti niiden työtä, jotka päätöksiä tekevät, kertovat palveluohjauksen päällikkö Janne Orkola ja palvelusuunnittelija Pia Linnakylä.
Päikyllä ketteryyttä prosesseihin
Aikaisemmassa varhaiskasvatusjärjestelmässä asiat tehtiin paljon monimutkaisemmin, ilman yhtenäistä toimintatapaa. Vanha järjestelmä vaati hakemuksen käsittelijöiltä ylimääräistä työtä, jotta käsittelijä löysi tiedon asiakkaan toivoman asiakirjan tiedoksiantotavasta. Myös asiakkaalla oli haasteita ymmärtää, mitä sähköinen tiedoksianto tarkoittaa ja mihin kaikkeen se vaikuttaa. Sekä hakemuksen käsittelijöillä että asiakkailla meni aikaa siihen, että toimintatapoja selvitettiin ja asiakasta ohjattiin puhelimitse.
Uuden varhaiskasvatusjärjestelmän hankinnan valmisteluvaiheessa Suomi.fi:n Viestit -palvelun käyttöönotto päätettiin sisällyttää tulevaan kilpailutukseen. Uusi Päikky-varhaiskasvatusjärjestelmä on toimiva ja tuonut ajallista säästöä työajassa ja ratkaissut aikaisempia haasteita.
TKJ-palvelu säästää työaikaa ja postituskustannuksia
Uudessa varhaiskasvatusjärjestelmässä on hyödynnetty monipuolisesti Suomi.fi:n tarjoamia palveluita. Näitä ovat
- Suomi.fi tunnistautuminen,
- VTJ-kysely ajantasaisten asiakastietojen noutamiseen Väestötietojärjestelmästä sekä
- Suomi.fi Viestit ja
- TKJ-postituspalvelu varhaiskasvatuksen asiakirjojen ja dokumenttien tiedoksiantamiseen sähköisesti.
Suomi.fi TKJ-palvelu mahdollistaa päätöksen tiedoksiannon asiakkaalle joko sähköisesti tai postitse asiakkaan valitsemalla tavalla. Palvelu huolehtii, lähetetäänkö päätös asiakkaalle sähköisesti Suomi.fi Viestit -palvelun kautta vai tulostetaanko päätös paperipostina. Paperipostituksesta eli asiakirjan tulostamisesta, kuorittamisesta ja jakelusta vastaa Posti Messaging Oy. Hämeenlinnan kaupunki siirtyy vuoden 2023 aikana sähköisen tulostus- ja postituspalvelun käyttäjäksi laajemminkin.
Sähköinen asiointi on vahvan tunnistautumisen myötä myös nopeampaa ja tietoturvallisempaa. Suomi.fi Viestit -palvelun käyttöönotto mahdollistaa asiakkaan asioinnin myös muissa asiointipalveluissa julkisen hallinnon organisaatioiden kanssa.
Sujuvaa ja nopeaa asiointia
Asiakkaiden toivotaan siirtyvän sähköiseen asiointiin Suomi.fi palveluiden myötä ja palveluiden käyttöä on tarkoitus edistää tulevaisuudessakin. Varhaiskasvatuksen asiakkaat ovat useimmiten nuoria lapsiperheitä ja käyttävät mielellään sähköisiä palveluita asioidessaan. Asiakkaat toivovat varmasti myös nopeaa ja yksinkertaista asiointia puhelimen tai muun mobiilin päätelaitteen avulla.
Varhaiskasvatuksen Päikky-järjestelmään integroitu Suomi.fi Viestit -palvelu mahdollistaa turvallisen viestinnän ja yhteydenpidon sähköisesti asiakkaan kanssa. Päätöksistä ja asiakirjoista lähtee asiakkaalle aina heräte sähköpostiin ja viesti on luettavissa Suomi.fi -palvelussa toistaiseksi.