Hämeenlinna ja Mikkeli työstävät yhdessä kestävää maankäytön mallia

Hämeenlinna ja Mikkeli toteuttavat yhdessä Kestävän maankäytön malli -hanketta, jonka keskiössä ovat maankäyttöön ja rakentamiseen keskeisesti liittyvien prosessien tehostaminen ja asiakaslähtöinen kehittäminen, palvelumuotoilun sekä kokonaisarkkitehtuurilähtöisen tiedonhallinnan menetelmin.

Hankkeen tavoitteena on kehittää rakentajalle sujuva palvelupolku

Hankkeen ykköstavoitteena on luoda avoin ja asiakaslähtöinen maankäytön prosessi aina kaavoituksesta rakennuksen loppukatselmukseen.

Rakentajan palvelupolku käsittää koko prosessin asiakkaan halusta rakentaa, aina siihen hetkeen, kun asiakkaalla on valmis käytössä oleva rakennus.
Palvelupolku sisältää kaavoituksen, tonttijaon ja kiinteistönmuodostuksen, maaomaisuuden hallinnan, asiakaspalvelun sekä rakennus- ja ympäristövalvonnan keskeisiä prosesseja.

Palvelupoluissa huomioidaan niin pientalojen ja vapaa-ajan asuntojen rakentajat kuin rakennusyritykset sekä yritykset, jotka haluavat rakentaa tiloja yritystoimintansa käyttöön.

Lisäksi tavoitteina on tehostaa työmenetelmiä kehittämällä niitä yhdessä viranhaltijoiden ja asiakkaiden kanssa.

Hankkeessa luotavaa mallia on mahdollista soveltaa muiden kuntien ja kaupunkien vastaaviin kokonaisuuksiin sekä tuloksia voidaan yleistää myös laajemmin rakennetun ympäristön eri osaprosesseissa, sillä niin prosessit kuin kehitys perustuvat jokaisessa kunnassa samaan lainsäädäntöön.

Hankkeen tietoarkkitehtuuri- ja prosessimallinnuksissa otetaan huomioon valtakunnallinen ympäristöministeriön käynnistämä Rakennetun ympäristön tietojärjestelmähanke RYHTI, joka tuo vuoden 2024 alussa muutoksia lainsäädäntöön ja velvoittaa kunnat toimittamaan kaavoituksessa ja rakentamisen luvituksessa syntyviä tietoja valtakunnallisesti keskitettyyn tietojärjestelmään. RYHTI-hankkeesta voit lukea lisää ympäristöministeriön verkkosivuilla.

Hankkeen rahoituksesta vastaavat Hämeenlinna ja Mikkeli yhdessä valtionvarainministeriön kanssa. Hanke on määrä toteuttaa kokonaisuudessaan vuosien 2022 ja 2023 aikana.

Hanke alkoi nykytilakartoituksella

Hankkeen aluksi tehtiin nykytilakartoitus keräämällä tietoa Mikkelin ja Hämeenlinnan keskeisimmistä maankäytön ja rakentamisen toimialueilla esiintyvistä ongelmista, haasteista ja kehitystoiveista.

Maankäyttöön keskeisesti liittyvien prosessien BPMN-mallinnukset

Loppuvuoden 2022 aikana molempien kaupunkien osalta mallinnettiin ja tutkittiin rakentajien palvelupolkujen kannalta keskeisimmät prosessit: kaavamuutos, poikkeuslupa, tonttijako, lohkominen, tontin luovutus, rakennuslupa ja ympäristölupa, sekä kaavoitukseen keskeisesti liittyvät infran suunnittelun prosessit.

Parhaan tuloksen saavuttamiseksi hanketyö on toteutettu kaupunkien osalta useat yksikkö- ja tulosalueiden rajat ylittävässä yhteistyössä, joka on merkittävä toimintamallien kehitysaskel julkisella sektorilla.

Asiakas- ja sidosryhmähaastattelut

Mallinnuksen jälkeen toteutettiin asiakas- ja sidosryhmähaastatteluja yhteensä 50 kpl. Haastattelujen avulla selvitettiin rakentajien palvelupolkuihin liittyviä ongelmia, haasteita ja kehitystoiveita asiakkaan näkökulmasta. Haastatteluissa kuultiin pientalojen ja vapaa-ajan rakentajia, kiinteistökehittäjiä, ympäristöluvallisia toimijoita, rakennusyrityksiä sekä rakennus- ja ympäristölupakonsultteja. Sidosryhmistä kuultiin kaupunkirakennelautakuntia, kehitysyhtiöitä ja luonnonsuojelujärjestöjä.

Rakentajien palvelupolkujen mallintaminen

Nykytilakartoituksen, prosessien BPMN mallinnusten sekä asiakashaastattelujen pohjilta mallinnettiin rakentajien palvelupolut. Polkukuvaukset alkavat tontin etsinnästä ja päättyvät rakennusluvan jälkeiseen loppukatselmukseen.

Hanke auttaa kuntia ja kaupunkeja prosessien ja asioinnin kehittämisessä

Hankkeella pyritään hyödyttämään useampien kuntien ja kaupunkien sähköisen asioinnin ja prosessien parantamista. Odotukset kohdistuvat hankkeen aikana kehitettävän toiminnanohjausjärjestelmän pilottiin, sen aikana syntyviin lisätietoihin ja mahdolliseen jatkoon. Tietoa hankkeen tavoitteista sekä hanketyöskentelyn aikana tehdyistä tutkimuksista ja mallinnuksista löydöksineen on jaettu toiminnanohjausjärjestelmän pilotin kilpailutuksen myötä muutamille maankäytön kannalta keskeisille järjestelmätoimittajille ja -kehittäjille Suomessa.

Lähitulevaisuus tulee osoittamaan miten eri järjestelmätoimittajat pystyvät jatkokehittämään ratkaisujaan, jotta ne vastaisivat parhaiten tunnistettuja kehitystarpeita. Kaupunkien ja kuntien käyttämien toiminnanohjaus-, tieto- ja asiointijärjestelmien käyttäjälähtöinen kehittäminen on yksi keskeinen tekijä tulevaisuuden työnteon tehostamiselle sekä asiakaspalveluiden kokonaislaadun parantamiselle. Hanke tuottaa järjestelmien kehittämiselle arvokasta ja hyödynnettävissä olevaa tietoa.
Viime kädessä realisoituvat hyödyt riippuvat täysin kaupunkien, kuntien sekä järjestelmätoimittajien tavoista hyödyntää hankkeen tietoja sekä erityisesti kyvystä saattaa ne käytäntöön omissa ympäristöissään.

Keväällä käyttöön toiminnanohjauspilotti

Hankkeessa siirrytään nyt testaus, kehitys ja arviointivaiheeseen. Kevään aikana on tarkoitus ottaa käyttöön toiminnanohjauspilotti, minkä lisäksi rakentajille luodaan opastuksia ja tarjottavia lähtötietopaketteja.

Hankkeen loppuraportti julkaistaan syksyllä 2023.

Lisätiedot:

Hämeenlinnan kaupunki
Markus Martola, projektipäällikkö, p. 050 5090 667, markus.martola@hameenlinna.fi

Jari Mettälä, vt. maankäytön suunnittelujohtaja p. 050 4544 292, jari.mettala@hameenlinna.fi

Mikkelin kaupunki
Topiantti Äikäs, maankäyttöjohtaja, p. 040 1295 152, topiantti.aikas@mikkeli.fi