Parhaat ideat eivät aina synny toimistolla – Hämeenlinna tarjoaa tilaa uusille ajatuksille
Mitä tapahtuu, kun kokous siirretään pois tutusta työympäristöstä? Ympäristönvaihdos auttaa keskittymään agendaan, synnyttää avoimempaa keskustelua ja antaa tilaa paremmille päätöksille ja uusille ideoille. Hämeenlinna tarjoaa yritystapahtumille kaivatun maisemanvaihdoksen – hyvien liikenneyhteyksien ansiosta helposti ja nopeasti.
Pääkuva: Inkalan kartanossa historiallinen miljöö ja nykyaikainen kokoustekniikka kohtaavat. Alajärven rannalla, vain 12 kilometrin päässä keskustasta, voi kokoustaa rauhassa pienellä porukalla.
Viikoittaisen palaverin vuoksi ei välttämättä tarvitse pakata läppäriä laukkuun ja hypätä junaan. Mutta kun pöydällä on yrityksen uusi strategia, iso muutos, kick off tai muu tilaisuus, jossa ihmisten olisi hyvä oikeasti kohdata toisensa, tuttu neuvotteluhuone ei aina ole paras mahdollinen ympäristö.
Hämeenlinna kokous & kongressin johtava asiantuntija Karita Toivanen näkee työssään, että yritykset hakevat toimiston ulkopuolelta ennen kaikkea mahdollisuutta pysähtyä yhteisen asian äärelle.
– Kun halutaan uudenlaista ajattelua ja rennompaa keskustelua, ympäristönvaihdos on järkevää. Parhaat ideat syntyvät usein epävirallisissa keskusteluissa, joita tavallisessa toimistopäivässä ei välttämättä synny, Toivanen sanoo.
Toimistolla kokouksen välissä saatetaan helposti ”käydä vain nopeasti koneella”, ja keskittyminen poukkoilee. Kun kokouspäivää varten lähdetäänkin toiseen ympäristöön, asetelma muuttuu: nyt on lupa keskittyä vain siihen, mitä varten paikalle on tultu.
Karita Toivasen mielestä ympäristönvaihdos kannattaa nähdä investointina.
– Ihmisten työaika on kallista. Jos ympäristönvaihdoksen avulla syntyy parempia päätöksiä, ideoita ja ajatuksia, investointi on perusteltu, Toivanen huomauttaa.
Tapahtuman tavoite vaikuttaa paikan valintaan
Inspiroiva miljöö ei yksin tee tapahtumasta onnistunutta. Järjestäjän pitää voida luottaa siihen, että kaikki toimii: tilat sopivat osallistujamäärälle ja tilaisuuden luonteeseen, tekniikka ja verkkoyhteydet pelaavat, tarjoilut ovat kunnossa ja käytännön järjestelyt sujuvat vaivattomasti.
Kun perusasiat ovat kunnossa, voidaan miettiä, millainen ympäristö tukee parhaiten tapahtuman tavoitetta. Siksi Toivanen lähtisi suunnittelussa liikkeelle yhdestä olennaisesta kysymyksestä: mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan?
Tiukkaa strategiatyötä tekevä johtoryhmä voi hyötyä rauhallisesta ja inspiroivasta maaseutukohteesta, jossa ryhmä saa keskittyä työskentelyyn oman porukan kesken. Kick off tai henkilöstöjuhla puolestaan kaipaa aivan toisenlaisia tiloja, toimivaa tekniikkaa ja mahdollisuuksia myös iltaohjelmaan. Kohteen valintaan vaikuttaa myös se, saapuvatko osallistujat paikalle julkisilla kulkuneuvoilla vai omilla autoilla.
Hämeenlinnasta löytyy vaihtoehtoja erilaisiin tarpeisiin: historiallisia miljöitä, keskustan tapahtumapaikkoja, luonnonläheisiä järvenrantakohteita ja rauhallisia maaseutuympäristöjä.
Sopivan ympäristön lisäksi Toivanen nostaa onnistuneen tapahtuman perusasioiden joukkoon yhden varsin arkisen mutta tärkeän tekijän: ruoan.
– Kun ruoka on hyvää, niin kaikki on hyvin.
Tunnin siirtymä riittää maisemanvaihdokseen
Hämeenlinnan yksi vahvuus on siinä, että maisema ehtii vaihtua, mutta päivästä ei tarvitse käyttää tuntikausia siirtymisiin. Esimerkiksi Helsingistä, Tampereelta ja Lahdesta Hämeenlinnaan pääsee junalla noin tunnissa, ja kaupunkiin on helppo saapua myös Turun suunnasta. Myös Helsinki-Vantaan lentoasemalta pääsee Hämeenlinnaan julkisilla yhteyksillä.
Toivanen näkee noin tunnin matkan jopa tärkeänä osana kokouspäivää.
– Tunnin siirtymällä pääsee irti työ- ja kotiasioista. Menomatkalla voi valmistautua päivään, ja paluumatkalla ehtii käsitellä rauhassa sitä, mitä päivän aikana ideoitiin ja koettiin.
Myös siirtymät Hämeenlinnan sisällä sujuvat helposti, sillä etäisyydet ovat lyhyitä. Myös Hämeenlinnan turvallisuus ja helppous kompaktin kokonsa ansiosta saavat kiitosta tapahtumien järjestäjiltä.
– Kokousvieraan energia ei kulu sen selvittämiseen, missä hän on ja miten seuraavaan paikkaan pääsee, Toivanen sanoo.
Saavutettavuus on Hämeenlinnan valtti
Metsähallituksen Luontopalvelut, EUROPARC Federation ja Hämeenlinnan kaupunki järjestävät Hämeenlinnassa EUROPARC-konferenssin syksyllä 2027. Euroopan merkittävimpiin suojelualueiden, luonnonsuojelun ja kestävän luontomatkailun asiantuntijatapahtumiin kuuluva konferenssi tuo Hämeenlinnaan arviolta 350 osallistujaa eri puolilta Eurooppaa ja myös muualta maailmasta.
Suomi kilpaili tapahtumasta muiden maiden kanssa, ja Suomen sisällä järjestämispaikaksi harkittiin Hämeenlinnan lisäksi Kuusamoa, Tamperetta ja Turkua.
Metsähallituksen Luontopalvelujen yhteyspäällikkö Tiina Hakkaraisen mukaan Hämeenlinnan hyvä saavutettavuus ratkaisi valinnan.
– EUROPARCin toiveena oli, että kohteeseen pääsee helposti julkisella liikenteellä, sillä tapahtuma halutaan järjestää mahdollisimman ekologisesti. Helsinki-Vantaan lentoasemalta ja satamista pääsee Hämeenlinnaan sujuvasti junalla, Hakkarainen selvittää
EUROPARCissa ympäristö ei ole kulissi
EUROPARC on hyvä esimerkki tapahtumasta, jossa ympäristön merkitys ulottuu paljon kokoustilan seiniä pidemmälle.
Nelipäiväisen konferenssin pääpaikkana toimii Scandic Aulanko. Aivan lähellä sijaitsee Metsähallituksen hoitama Aulangon luonnonsuojelualue, jonne osallistujille suunnitellaan muun muassa metsäkävelyä ja metsäjoogaa.
Yhden kokonaisen retkipäivän aikana vieraat pääsevät puolestaan tutustumaan alueen kansallispuistoihin, retkeilyalueisiin ja luonnonsuojelukohteisiin. Retkillä esitellään käytännössä muun muassa luonnonsuojelua, kestävää matkailua ja paikallista yhteistyötä.
– EUROPARCissa ympäristö ei ole vain tapahtuman kulissi, vaan osa tapahtumaa. Haluamme viedä ihmiset luontoon ja näyttää heille konkreettisesti, miten asioita Suomessa tehdään, Hakkarainen sanoo.
Myös suomalainen kulttuuri, paikallinen ruoka sekä tietenkin sauna kuuluvat suunnitelmiin. Hakkaraisen mukaan tarkoitus ei ole tarjota kansainvälisille vieraille sirkushuveja vaan elämyksiä, jotka ovat meille suomalaisille aivan tavallisia asioita.
– Usein juuri hieno miljöö ja kiinnostavat luontokohteet ovat asioita, jotka osallistujat EUROPARC-konferensseista muistavat, Hakkarainen tuumaa.
Hämeenlinna kokous & kongressi auttaa tapahtuman järjestämisessä
Tapahtuman onnistumiseen vaikuttavat lopulta monet asiat: tavoite, ympäristö, saavutettavuus, tilat, tekniikka, tarjoilut ja se, kuinka vaivattomasti kokonaisuus saadaan rakennettua.
Kuva: Miika Kangasniemi
Hämeenlinna kokous & kongressin tehtävä on tehdä tapahtuman järjestämisestä mahdollisimman helppoa. Maksuton ja puolueeton asiantuntijapalvelu kartoittaa tapahtuman tarpeet, etsii sopivat kohteet ja auttaa kokoamaan tilat ja muut palvelut yhteen. Asiakkaan ei tarvitse tuntea kaupunkia tai tietää valmiiksi, millainen kohde tapahtumaan parhaiten sopisi.
Myös Metsähallitus on hyödyntänyt palvelua EUROPARCin suunnittelussa alusta lähtien.
– En itse asu Hämeenlinnassa, joten on ollut todella tärkeää, että mukana on joku, joka tuntee paikkakunnan, palveluntarjoajat ja etäisyydet. Olemme saaneet apua esimerkiksi majoituksiin, kuljetuksiin ja oheisohjelmaan, Hakkarainen kiittelee.
Suunnitteletko kokousta tai yritystapahtumaa?
Hämeenlinna kokous & kongressin maksuton asiantuntijapalvelu auttaa löytämään tapahtumallesi sopivat tilat ja palvelut yhdellä yhteydenotolla. Tutustu Hämeenlinnan kokous- ja tapahtumakohteisiin ja ota yhteyttä matalalla kynnyksellä!
