Asiakirjajulkisuus
Kaupunki toimii tiedonhallintayksikkönä, eli sillä on vastuu ylläpitää kuvauksia omista tietovarannoistaan lain mukaan.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus Hämeenlinnan kaupungin asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta sekä helpottaa tietopyynnön tekemistä kaupungille.
Asiarekisteri ja tietovarannot
Kaupungin asiarekisteri sisältää tiedot kaikista käsittelyyn tulevista asioista, niiden etenemisestä ja niihin liittyvistä asiakirjoista.
Tietoja säilytetään sekä digitaalisessa (sähköisessä) muodossa että analogisena (paperilla). Sama rekisteri voi koostua useista eri järjestelmistä ja tietolähteistä. Jos tietoja on kerätty samaan tarkoitukseen, ne kuuluvat samaan rekisteriin.
Sähköisiä tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmissä ja muissa tietojärjestelmissä. Paperisia asiakirjoja säilytetään turvallisesti työpisteillä, lähiarkistoissa tai kaupunginarkistossa. Kaupunginarkisto säilyttää pitkäaikaiset ja pysyvät asiakirjat.
Kaikkia tietoja käsitellään lakien, viranomaisohjeiden ja tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.
Tietopyynnöt ja tietopalvelu
Sinulla on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Suurin osa kaupungin asiakirjoista on julkisia. Osa tiedoista voi kuitenkin olla salassa pidettäviä lain perusteella.
Mitä tarkemmin yksilöit pyyntösi, sitä nopeammin saat tiedon. Kerro esimerkiksi asiakirjan nimi, otsikko tai päivämäärä, jos tiedät ne.
Julkisen asiakirjan tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulee yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko on kannattaa ilmoittaa, jos se on tiedossa.
Voit pyytää julkisen asiakirjan ilman perusteluja. Sinun ei tarvitse kertoa, mihin aiot käyttää tietoa. Tee pyyntö esimerkiksi:
- sähköpostilla
- puhelimitse
- kirjeellä
Viranomainen auttaa sinua tarvittaessa tarkentamaan pyyntöä.
Salassa pidettävän asiakirjan pyyntö
Jos pyydät salassa pidettävää tietoa:
- kerro, mihin käytät tietoa
- todista henkilöllisyytesi
- anna tarvittaessa lisätietoja pyynnön käsittelyä varten.
Tämä pyyntö tehdään kirjallisesti ja allekirjoitetaan.
Omien henkilötietojen tarkistaminen
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja Hämeenlinnan kaupungilla on sinusta. Voit pyytää vain itseäsi koskevat tiedot. Lokitiedot eivät kuulu tietosuoja-asetuksen mukaisen tarkastusoikeuden piiriin.
Tee tarkastuspyyntö:
- kirjallisesti vapaamuotoisesti
- turvallisesti sähköisellä lomakkeella, joka vaatii vahvan tunnistautumisen
Samaa lomaketta voit käyttää myös silloin, kun pyydät henkilötietoja julkisuuslain perusteella.
Käsittelyajat ja maksut
Saat tiedon julkisesta asiakirjasta yleensä nopeasti, viimeistään kahden viikon kuluessa. Jos pyyntö on laaja tai vaatii lisäselvityksiä, käsittely voi kestää enintään kuukauden.
Myös salassa pidettävien asiakirjojen käsittely kestää enintään kuukauden.
Voit saada asiakirjat:
- sähköisesti
- paperisena
- tutustumalla niihin paikan päällä
Kaupunki voi periä maksun asiakirjoista ja niiden toimituksesta. Vaativissa tapauksissa maksu voi olla suurempi, erityisesti kiireellisissä pyynnöissä.
Miten tietoja haetaan
Voit yksilöidä tietopyynnön esimerkiksi seuraavilla tiedoilla:
- asiakirjan tai asian nimi
- asian käsittelyvaihe
- diaarinumero
- henkilön nimi tai henkilötunnus
- kiinteistötunnus
- asian vireillepanija
- päivämäärä
- valmistelija tai päätöksentekijä
Yhteydenotot
Osoita tietopyyntö suoraan sille toimialalle, jota asia koskee. Kirjaamot auttavat sinua tarvittaessa.
Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen asiakirjat kuuluvat Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle.