Hankinnat
Hämeenlinnan kaupunki on hankintalain mukainen hankintayksikkö. Voit tutustua kaupungin hankintoihin jo ennen tarjouksen tekemistä.
Kaupunki järjestää kaikki tarjouskilpailut sähköisesti. Käytössä ovat Tarjouspalvelu.fi ja TyöllisyysSampo. EU- ja kansallisista hankinnoista ilmoitetaan myös HILMA-palvelussa.
Hyppää videon ohi
Julkiset hankinnat Hämeenlinnan kaupungilla.
Tämä upotettu sisältö vaatii hyväksynnän seuraaville evästeluokille: Markkinointi.
Miten Hämeenlinnan kaupunki hankkii palveluita, tuotteita ja urakoita? Entä miten yritykset voivat osallistua kilpailutuksiin? Tällä videolla kerromme miten Hämeenlinnan kaupungin hankintaprosessi toimii ja kuinka yritykset voivat olla mukana tuottamassa palveluita kaupunkilaisille.
Hyppää videon ohi
Millaisia kokemuksia yrityksellä on Hämeenlinnan kaupungin hankintoihin osallistumisesta? Accepta Oy:n Pasi Rulamo kertoo videolla, miten kilpailutus ja yhteistyö kaupungin kanssa ovat käytännössä sujuneet.
Tämä upotettu sisältö vaatii hyväksynnän seuraaville evästeluokille: Markkinointi.
Millaisia kokemuksia yrityksellä on Hämeenlinnan kaupungin hankintoihin osallistumisesta? Accepta Oy:n Pasi Rulamo kertoo videolla, miten kilpailutus ja yhteistyö kaupungin kanssa ovat käytännössä sujuneet.
Miten julkinen hankinta etenee
Julkinen hankinta tarkoittaa, että kaupunki ostaa tavaroita, palveluja tai urakoita organisaation ulkopuolelta.
Hankinta etenee vaiheittain:
- Hankinnan valmistelu
- Markkinavuoropuhelu yritysten kanssa
- Tarjouskilpailu
- Hankintapäätös
- Sopimus
- Sopimuskausi
Hankinnat jaetaan kohteen ja arvon mukaan. Mitä suurempi hankinta on, sitä tarkemmat säännöt siihen liittyvät.
Näin osallistut tarjouskilpailuun
Näiden ohjeiden avulla pääset alkuun. Tarkemmat ohjeet löydät sivun alaosasta.
Toimi näin
- Lue tarjouspyyntö ja kaikki liitteet huolellisesti.
- Kysy, jos jokin kohta jää epäselväksi.
- Vastaa vain siihen, mitä kysytään.
- Täytä kaikki vaaditut tiedot.
- Tarkista tarjouksesi ennen lähettämistä.
- Lähetä tarjous ajoissa.
Lisätietoja
Missä tarjouskilpailut julkaistaan
Hämeenlinnan kaupungin hankinnat löydät alla olevista palveluista.
Pienhankinnat
Pienhankintojen tarjouspyynnöt ovat Tarjouspalvelu.fi:ssa, pois lukien dynaamiset pienhankinnat, joille on oma portaalinsa.
EU- ja kansalliset hankinnat
EU- ja kansallisten hankintojen tarjouspyynnöt löydät Tarjouspalvelu.fi:sta. Ilmoitamme niistä myös HILMA-ilmoituskanavassa. HILMAsta voit etsiä kaupungin ja myös muiden seudun hankintayksiköiden tarjouskilpailuja kirjoittamalla hakukenttään Hämeenlinna.
Osallistu markkinavuoropuheluun
Kaupunki käy usein keskustelua yritysten kanssa jo ennen tarjouskilpailua. Tätä kutsutaan markkinavuoropuheluksi.
Osallistumalla voit:
- kertoa uusista ratkaisuista ja ideoista
- kommentoida hankinnan ehtoja
- tuoda esiin alan käytäntöjä
- ehdottaa parannuksia
Hyvin valmisteltu hankinta hyödyttää sekä kaupunkia että yrityksiä.
Näin laadit hyvän tarjouksen
Tarjouksen laatimisessa tarkkuus on tärkeää. Jos tarjous ei vastaa vaatimuksia, kaupunki voi joutua hylkäämään sen.
Muista nämä:
- Vastaa täsmälleen pyydetyllä tavalla
- Ilmoita hinnat oikein ja kokonaan
- Älä lisää ylimääräisiä liitteitä
- Jätä tarjous vain pyydetyn kanavan kautta
- Varmista, että saat kuittauksen lähetyksestä
Esimerkki: Jos toimitusaika pitää ilmoittaa viikkoina kokonaislukuna, ilmoita esimerkiksi ”3 viikkoa”. Älä kirjoita ”2–4 viikkoa”.
Miten tarjoukset arvioidaan
Tarjoukset käsitellään kolmessa vaiheessa.
1. Soveltuvuus
Tarkistetaan, täyttääkö tarjoaja vaatimukset, kuten taloudellinen tilanne ja referenssit.
2. Vaatimusten täyttyminen
Tarkistetaan, että tarjous vastaa tarjouspyyntöä
3. Vertailu
Tarjouksia verrataan ennalta ilmoitettujen kriteerien perusteella
Tarvittavat asiakirjat
Jos voitat tarjouskilpailun, sinun täytyy toimittaa asiakirjat, jotka osoittavat yrityksesi hoitavan velvoitteensa. Asiakirjat saavat olla enintään kolme kuukautta vanhoja.
Näitä ovat esimerkiksi:
Selvitys rekistereistä
- Selvitys siitä, onko yritys/yhteisö merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin
- Selvityksen saa YTJ:stä yrityshaulla
Kaupparekisteriote (yhdistysten osalta vaaditaan yhdistysrekisteriote ja säätiöiden osalta säätiörekisteriote)
- Kauppa- ja säätiörekisteriotteen saa esimerkiksi Virre-palvelusta
- Yhdistysrekisterin tietopalvelusta saa yhdistysrekisteriotteen
Selvitys mahdollisesta verovelasta
- YTJ:ssä on yrityksen/yhteisön tiedoissa linkki verovelkarekisteriin
- Todistuksen verojen maksamisesta tai verovelkatodistuksen saa esimerkiksi tilaamalla sen OmaVero-palvelusta tai Verohallinnon sähköisellä lomakkeella.
Todistukset eläkevakuutuksista (TyEl-vakuutus
- Todistuksen saa eläkevakuutusyhtiöstä
Selvitys työehtosopimuksesta
- Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
- Selvitys on esimerkiksi yrityksen/yhteisön itse allekirjoittama asiakirja, jossa kerrotaan työhön sovellettava työehtosopimus tai työhön sovellettavat keskeiset työehdot
Selvitys työterveyshuollosta
- Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
- Selvitys on esimerkiksi työterveyshuollon allekirjoittama todistus asiasta
Todistus tapaturmavakuutuksesta (rakentamistoiminnassa)
- Todistus siitä, että yritys/yhteisö on ottanut tapaturmavakuutuslaissa tarkoitetun vakuutuksen
- Todistuksen saa vakuutusyhtiöstä
EU-hankinnat
EU-hankinnoissa käytetään ESPD-lomaketta. Se on yhteinen eurooppalainen asiakirja, jolla osoitat täyttäväsi vaatimukset.
ESPD-lomake
ESPD (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) on lomake, jolla osoitat alustavasti, että täytät tarjouskilpailun soveltuvuusvaatimukset. Samalla vakuutat, ettei sinulla ole hankintalain mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita.
Täytät lomakkeen Tarjouspalvelu-portaalissa.
Muista nämä käytännöt:
“Talouden toimija” tarkoittaa tarjoajaa eli sinua tai yritystäsi.
“Valintaperusteet” tarkoittavat soveltuvuusvaatimuksia, esimerkiksi taloudellista tilannetta tai osaamista.
Lomakkeessa kysytään, oletko hyväksyttyjen tarjoajien virallisessa luettelossa tai onko sinulla vastaava sertifikaatti. Suomessa tällaisia virallisia luetteloita ei ole, joten vastaat tähän yleensä ei.
Lomakkeessa kysytään myös, osallistutko hankintaan yhdessä muiden kanssa. Tämä tarkoittaa tarjousyhteenliittymää. Jos teette yhteisen tarjouksen, jokainen mukana oleva yritys täyttää oman ESPD-lomakkeensa.
Lisäksi sinulta kysytään, käytätkö muiden yritysten resursseja. Tämä tarkoittaa esimerkiksi alihankkijoita.
Jos et täytä kaikkia vaatimuksia yksin, voit tukeutua toisen yrityksen tietoihin. Esimerkiksi:
- Hankinnassa vaaditaan 100 000 euron liikevaihto
- Sinun liikevaihtosi on 80 000 euroa
- Alihankkijan liikevaihto on 120 000 euroa
Tällöin voit käyttää alihankkijan tietoja vaatimuksen täyttämiseen. Muista ilmoittaa myös alihankkijan tiedot ESPD-lomakkeessa.
Rikosrekisteriotteet
Jos tarjouksesi valitaan, sinun täytyy toimittaa rikosrekisteriotteet ennen hankintapäätöstä tai sopimusta. Niillä varmistetaan, että sinulla tai yrityksesi vastuuhenkilöillä ei ole lain mukaisia esteitä osallistua hankintaan.
Huomaa, että tässä tarkoitetaan nimenomaan hankintamenettelyä varten pyydettäviä otteita. Joissakin hankinnoissa voidaan vaatia myös muita otteita, esimerkiksi lasten kanssa työskentelyyn liittyvä rikostaustaote.
Toimi näin:
- Tarkista kaupparekisteriotteesta (tai yhdistys- tai säätiörekisteriotteesta), ketkä kuuluvat vaadittuun henkilöpiiriin.
- Pyydä kirjallinen suostumus jokaiselta henkilöltä.
- Hae rikosrekisteriotteet Oikeusrekisterikeskukselta.
- Toimita otteet kaupungille turvallisella tavalla ohjeen mukaan.
Rikosrekisteriote tarvitaan yleensä seuraavista henkilöistä:
- toimitusjohtaja ja varatoimitusjohtaja
- hallituksen puheenjohtaja
- nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt
- prokuristit
- yhdistyksen puheenjohtaja
- yksityinen elinkeinonharjoittaja
- avoimen yhtiön yhtiömiehet
- kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies
Lisäksi rikosrekisteriote toimitetaan yrityksestä tai yhteisöstä itsestään, jos kyseessä on oikeushenkilö.
Kaupunki tarkistaa otteet ja hävittää ne tarkastuksen jälkeen. Otteita ei palauteta.
Yhteishankinnat
Kaupunki ei kilpailuta kaikkia hankintoja itse. Osa hankinnoista tehdään yhteishankintoina, joissa mukana on useita organisaatioita. Näitä kilpailutuksia hoitavat esimerkiksi:
Yhteishankinnat ovat usein EU-hankintoja. Etsi näitä tarjouskilpailuja HILMA-ilmoituskanavasta.
Yhteistyö ja alihankinta
Jos et pysty toteuttamaan hankintaa yksin, voit:
- tehdä yhteistyötä muiden yritysten kanssa
- toimia alihankkijana tai käyttää alihankkijaa
- tehdä tarjouksen yhdessä muiden kanssa
Yhteistyö ei saa rajoittaa kilpailua.
Suunnitelmat ja periaatteet
Kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät vuosittain hankintasuunnitelman, jossa on vähintään EU- ja kansalliset hankinnat. Se kertoo tulevista hankinnoista, mutta kaikki suunnitelmat eivät välttämättä toteudu.
Tietoa hankintasuunnitelmista löydät
Hankintatoimen ohjeet ja periaatteet
Kaupungin, ja soveltuvin osin myös kaupungin tytäryhteisöjen, hankintojen toteuttamista ohjaa Hankintaohje.
Kaupungin hankintatoimen keskeiset periaatteet löydät Hankintatoimen periaatteet -asiakirjassa sekä erillisessä Ajoneuvopolitiikka-asiakirjassa.
Kaupunki käyttää myös työllistämisehtoa määrätyissä hankintoissa.
Yhteystiedot
Aapo Korte
Hankintapäällikkö
- Puhelin
- 050 4643 637
- Sähköposti
- aapo.korte@hameenlinna.fi
Niina Leino
Hankinta- ja kehittämisasiantuntija
- Puhelin
- 040 4846 881
- Sähköposti
- niina.leino@hameenlinna.fi
Tuula Kinnunen
Hankinta-asiantuntija
- Puhelin
- 040 6819 045
- Sähköposti
- Tuula.Kinnunen@hameenlinna.fi
Tea Roine
Hankinta-asiantuntija
- Puhelin
- 040 8093 177
- Sähköposti
- Tea.Roine@hameenlinna.fi
Sanna Mikkilä
Hankinta-asiantuntija
- Puhelin
- 040 1936 553
- Sähköposti
- sanna.mikkila@hameenlinna.fi
Nina Pitkämäki
Hankintasihteeri
- Puhelin
- 050 3888 865
- Sähköposti
- nina.pitkamaki@hameenlinna.fi
Tiedotteet
Tiedotteet
{{ errorMessage }}