Hyppää sisältöön

Tapahtuma- ja markkinointiyhteistyö

Hämeenlinnan kaupunki tekee yhteistyötä tapahtumien, yritysten, yhteisöjen ja muiden kumppaneiden kanssa, jotka vahvistavat Hämeenlinnan vetovoimaa, tunnettuutta ja elinvoimaa.

Tältä sivulta löydät kaupungin eri tapahtuma- ja markkinointiyhteistyömuodot, niiden ehdot ja tukitasot sekä ohjeet yhteistyön hakemiseen. Tutustu vaihtoehtoihin ja valitse omaan toimintaasi tai tapahtumaasi sopivin yhteistyömuoto.

Tapahtumayhteistyöt

Tapahtumille on tarjolla erilaisia yhteistyömuotoja pienistä kokeiluista suuriin tapahtuma- ja markkinointikumppanuuksiin. Hämeenlinnan kaupunki tukee tapahtumia, jotka lisäävät kaupungin houkuttelevuutta ja edistävät positiivista näkyvyyttä.

Tapahtumayhteistyö perustuu kaupungin strategisiin tavoitteisiin ja Hämeenlinnan tapahtuma- ja matkailuohjelmaan. Yhteistyön tarkoituksena on varmistaa, että tarjolla on  ympärivuotisesti  kiinnostavia ja monipuolisia tapahtumia, jotka palvelevat erilaisia yleisöjä ja edistävät yhteisöllisyyttä sekä yhdenvertaisuutta.

Mikä yhteistyömuoto sopii sinulle?

Minipilotti sopii pienimuotoiseen, kansalaislähtöiseen toimintaan tai tapahtumaan sekä uuden idean kokeilemiseen.

Kenelle: yksityishenkilöt ja yhdistykset
Tuen määrä: enintään 750 €
Sopii esimerkiksi: pieniin tapahtumiin, kokeiluihin ja yhteisölliseen toimintaan

Lue lisää Minipilotista

Tapahtumayhteistyö on tarkoitettu Hämeenlinnassa järjestettäville tapahtumille, joilla on mahdollisuuksia kehittyä ja kasvaa. Yhteistyöhön sisältyy kaupungin määrittelemä markkinointipaketti, jonka tapahtumajärjestäjä toteuttaa.

Kenelle: yritykset ja yhteisöt, joilla on Y-tunnus
Sopii esimerkiksi: paikallisille ja alueellisille tapahtumille, jotka tavoittelevat kasvua
Yhteistyön arvo: 1 000 €, 2 000 € tai 4 000 €

Lue lisää tapahtumayhteistyöstä

Tapahtumien markkinointiyhteistyö on tarkoitettu tapahtumille, joilla on merkittävää vaikutusta Hämeenlinnan näkyvyyteen, tunnettuuteen tai matkailuun. Yhteistyölle laaditaan tapahtumakohtainen markkinointisuunnitelma, jonka tapahtumajärjestäjä toteuttaa.

Kenelle: yritykset ja yhteisöt, joilla on Y-tunnus
Sopii esimerkiksi: suurille alueellisille, valtakunnallisille tai kansainvälisille tapahtumille
Yhteistyön arvo: 5 000–15 000 €

Lue lisää markkinointiyhteistyöstä tapahtumissa

Vieraanvaraisuus on osa kaupungin suhdetoimintaa, joka tukee kaupungin tunnettuuden ja brändin kehittymistä. Vieraanvaraisuudella tarkoitetaan harkinnanvaraista, kaupunginjohtajan päätöksellä toteutettavaa huomiointia, jonka kustannuksista vastaa kaupunki.

Kaupungin vieraanvaraisuutta ohjaa Hämeenlinnan kaupungin suhdetoimintaperiaatteet -ohjeistus, johon voit tutustua kaupungin julkaisualustalla (tweb).

Tutustu ohjeistukseen

Tapahtumiin liittyvää vieraanvaraisuutta harkittaessa otetaan huomioon tapahtuman vaikutukset kaupungille sekä edistääkö tapahtuma kaupungin strategiaa.

Vieraanvaraisuudet haetaan vapaamuotoisella sähköpostilla ja ne käsitellään tapauskohtaisesti kaupungin suhdetoimintaperiaatteiden mukaisesti. Kerro hakemuksessa tiedot hakijasta, hakijan toiminnasta ja millaista vieraanvaraisuutta haette kaupungilta ja millaiseen tilaisuuteen.


Lisätiedot vieraanvaraisuudesta ja hakemukset:

Tiia Suontaus

Hallinnon suunnittelija
Puhelin
040 5685 127
Sähköposti
tiia.suontaus@hameenlinna.fi
Hallinto ja johdon tuki

Muu markkinointiyhteistyö

Hämeenlinnan kaupunki voi tehdä markkinointiyhteistyötä myös muun kuin tapahtumatoiminnan yhteydessä.

Yhteistyökumppani voi toimia esimerkiksi:

  • urheilun ja liikunnan
  • kulttuurin
  • matkailun
  • sisältöjen
  • ilmiöiden

parissa.

Yhteistyön tavoitteena tulee olla sekä Hämeenlinnan että yhteistyökumppanin vetovoiman, tunnettuuden tai myönteisen mielikuvan vahvistaminen. Yhteistyön tulosten tulee olla mitattavissa.

Kysy markkinointiyhteistyöstä: viestinta@hameenlinna.fi

Tapahtumayhteistyön hakeminen, edellytykset ja ehdot

Tapahtumayhteistyötä voi hakea yritys tai yhteisö, jolla on voimassa oleva Y-tunnus. Tapahtumalla tarkoitetaan tässä yhteydessä kertaluonteista tai vuosittain toistuvaa tapahtumaa, joka on aikaan ja paikkaan sidottu, suunniteltu ja tavoitteellinen.

Ennen hakemista tutustu tapahtumayhteistyön edellytyksiin ja ehtoihin, arviointikriteereihin sekä hakuaikoihin.

Tapahtumayhteistyön edellytyksenä on vastuullisuusperiaatteiden mukainen ja toteuttamiskelpoinen tapahtuma.

Tapahtumayhteistyösopimukset ja niihin käytettävät varat määräytyvät vuosittain kaupungin budjetin mukaan. Sopimuksia tehdään käytettävissä olevien rahojen puitteissa. Kun kyseiselle vuodelle osoitetut rahat on käytetty, uusia sopimuksia ei enää tehdä kyseiselle vuodelle.

Kaupunki myöntää kullekin tapahtumalle korkeintaan yhden yhteistyön, tuen tai avustuksen samana ajanjaksona. Kaupungin tuki voi kattaa enintään 50 % tapahtuman kokonaisbudjetista.

Tutustu Hämeenlinnan kaupungin eettisiin toimintaperiaatteisiin

Tapahtumayhteistyöhakemukset arvioidaan kokonaisvaltaisesti. Arvioinnissa huomioidaan tapahtumien kehityspotentiaali ja monimuotoisuus.

Hakemukset arvioi Hämeenlinnan kaupungin eri alojen asiantuntijoista koostuva tapahtumatiimi. Tapahtumatiimi käsittelee hakemukset kokouksissaan kolme kertaa vuodessa.

Hakemukset käsitellään kuuden arviointikriteerin perusteella. Tarvittaessa tapahtumatiimi voi täydentää käsittelyä neuvotteluilla ja siirtää hakemuksen paremmin soveltuvaan yhteistyömuotoon.

Hakemuksia arvioidaan seuraavien kriteerien perusteella:

  • Kaupungin houkuttelevuuden edistäminen kaupungin strategian mukaisesti sekä positiivisen mielikuvan luominen Hämeenlinnasta.
  • Näkyvyys paikallisesti, valtakunnallisesti ja/tai kansainvälisesti.
  • Alueellinen vaikuttavuus: vierasmäärä, paikallisuus, alueellisuus tai kansainvälisyys, tapahtuman kesto päivissä sekä paikallisten kumppaneiden ja alihankkijoiden hyödyntäminen.
  • Hyvinvointi- ja terveysvaikutukset, esimerkiksi liikunnan ja harrastustoiminnan, yhteisöllisyyden ja yhdenvertaisuuden edistäminen.
  • Kehitys- ja kasvutavoitteet sekä aiempien tapahtumien toteutunut kasvu.
  • Ympärivuotisen alueellisen tapahtumatarjonnan lisääminen: tapahtuman ajankohdan sijoittuminen syys–kevätkaudelle.

Tapahtumayhteistyöhakemukset arvioidaan tapahtumatiimin kokouksissa kolme kertaa vuodessa.

Vuoden 2026 hakuajat:

Haku 01/2026 päättyi 6.1.2026
Haku 02/2026 päättyi 13.4.2026
Haku 03/2026 päättyi 2.9.2026

Saat tiedon tapahtumayhteistyöpäätöksestä noin neljän viikon kuluessa hakuajan päättymisestä.

  1. Lue hakuohjeet ja valmistele hakemus. Täytä hakemus huolellisesti ja vastaa kaikkiin kysymyksiin mahdollisimman kattavasti. Tutustu etukäteen myös pakollisiin liitteisiin. Vastaukset kannattaa kirjoittaa ensin erilliseen tiedostoon ja siirtää lopuksi hakulomakkeelle.
  2. Jätä hakemus määräaikaan mennessä. Hakemukset arvioidaan tapahtumatiimin kokouksissa kolme kertaa vuodessa.
  3. Saat tiedon päätöksestä noin neljän viikon kuluessa hakuajan päättymisestä.
  4. Tarvittaessa järjestetään yhteistyötapaaminen.
  5. Yhteistyöstä tehdään sopimus.
  6. Tapahtumayhteistyöstä maksetaan 50 %, kun sopimus on allekirjoitettu. Laskutusohjeet löytyvät sopimuksesta.
  7. Sovitut markkinointitoimenpiteet ja tapahtuma toteutetaan.
  8. Tapahtuman jälkeen toimitetaan raportti. Raportti on edellytys yhteistyön loppuosan maksamiselle sekä yhteistyön jatkumiselle tulevaisuudessa. Raportti tallennetaan PDF-muodossa ja lisätään hakemukselle sähköisen lomakkeen kautta kohtaan Yhteistyön raportti. Kirjautuminen edellyttää vahvaa tunnistautumista.
  9. Raportin hyväksymisen jälkeen maksetaan loput 50 % tapahtumayhteistyöstä.
Tapahtumayhteistyöhakemus
Ohjeet hakemuksen täyttämiseen



Sinua voisi kiinnostaa

Tapahtumajärjestäjän opas
Tapahtumakalenteri