PALKITTU! Fiksua työtä 2026: Warpu – työkalu vapaaehtoistoiminnan koordinointiin

Vapaaehtoiskeskus Pysäkillä käytössä ollut järjestelmä ei enää ollut toimiva; se oli kankea ja päivityksen tarpeessa. Tarvittiin järjestelmä, joka palvelisi paremmin sekä vapaaehtoisten rekisterinä että työntekijöiden päivittäisenä työkaluna.

Tilalle lähdettiin etsimään uutta järjestelmää ja palveluntuottajaa. Vanhasta järjestelmästä poimittiin elementtejä uuden järjestelmän pohjalle ja niitä lähdettiin kehittämään ja täydentämään yhdessä palveluntuottajan kanssa vastaamaan työskentelyn tarpeita. Toimiva ja tietoturvallinen järjestelmä mahdollistaa sujuvan työskentelyn, joka näkyy vapaaehtoisten tehtävien parempana koordinointina ja tukee tiimin yhtenäistä työskentelyä.

Työstämisen tuloksena syntyi Warpu, joka on sujuvoittanut sekä yhtenäistänyt tiimin työn prosesseja. Tehtävien hallinnointi on helpompaa sekä tieto on paremmin kaikkien työntekijöiden saatavilla. Tämä on mm. vähentänyt työtehtävien haavoittuvuutta sekä lisännyt toiminnan laatua.

Järjestelmän myötä käyttöön on saatu lisäominaisuuksia helpottamaan mm. eri tehtävien parissa olevien vapaaehtoisten tavoittelua sekä viestintää. Nykyinen järjestelmä tuottaa enemmän tarvittavaa tilastotietoa ja antaa tietojen käsittelyyn liittyviä herätteitä. Warpu-järjestelmää kehitetään jatkossakin tarpeen mukaan.

Kehittäjät

Katja Kopra, vapaaehtoistoiminnan suunnittelija
Sanna Salminen, vapaaehtoistoiminnan vastaava suunnittelija

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.