Fiksua työtä 2027: YEL-vakuutuksen tarkistusta edellyttävien toimittajien tunnistaminen

Hankintavaiheessa selvittämättä jäänyt toimittajan YEL-vakuutuksen tilanne aiheutti haasteita uudessa ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä, jossa laskun maksu edellyttää tietoa YEL-vakuutuksesta. Hajanaiset ohjeet ja myöhäinen selvitys aiheuttivat epäselvyyksiä ja viivästyksiä laskujen maksuun. Talouspalvelut käynnisti prosessin ja työvälineiden kehittämisen laskunkäsittelyn sujuvoittamiseksi.

Talouspalveluille lisättiin prosessiin työvaihe, missä selvitetään heti ostolaskujen saapuessa toimittajat, joiden osalta YEL-vakuutuksesta ei ole tietoa. Suuren laskumäärän vuoksi avuksi kehitettiin Excel-pohjainen työkalu, joka yhdistää eri lähteistä haettujen aineistojen tiedot ja tunnistaa määriteltyjen sääntöjen perusteella toimittajat, joiden YEL-vakuutuksen voimassaolo tulee tarkistaa.

Prosessi varmistaa kaupungin lakisääteisten velvoitteiden hoitamisen ilman tarpeettomia viiveitä laskujen maksussa. Excel-pohjainen työkalu tunnistaa automaattisesti tarkistusta vaativat toimittajat, jolloin selvitystyö voidaan tehdä osana talouspalveluiden päivittäisiä tehtäviä. Laskujen käsittelijöille annetaan keskitetty ohjeistus varhaisessa vaiheessa, mikä nopeuttaa käsittelyä ja vähentää virheitä.

Prosessi on osa talouspalveluiden päivittäistä työtä, ja Excel-työkalua kehitetään jatkuvasti havaittujen tarpeiden mukaan. Lisäksi aktiivisella tiedotuksella pyritään muistuttamaan, että YEL-vakuutuksen voimassaolo tulee tarkistaa jo hankintavaiheessa, jolloin voidaan heti määrittää, käsitelläänkö ostettava palvelu ostolaskuna vai toimeksiantosopimuksena.

Kehittäjät

Laura Haavisto, controller, talouspalvelut
Tarja Heikkilä, laskentasihteeri, talouspalvelut

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.