PALKITTU! Fiksua työtä 2026: Arkistoinnin ihanuus

Idea sai alkunsa siitä, että TyöHämeelle kertyy arviolta noin 4000 asiakirjaa E-lomakkeen kautta arkistoitavaksi työnvälittäjiltä, joiden käsittelemiseen kuluu noin 300 tuntia. Ratkaisuksi luodaan arkistointikokonaisuus E-lomakkeilla, jotta saamme integraationa tiedostot menemään arkistoon suoraan, eikä tiedostot kierrä hallintotiimin kautta. Näin vältytään tuplatyöltä.

Teimme Hämeenlinnan kaupungin henkilöstön intranettiin TyöHämeen-sivulle arkistoinnille oman sivun, jossa haitarivalikosta työnvälittäjä valitsee arkistoitavan asiakirjan tyypin. Hän klikkaa siitä linkkiä, joka menee E-lomakkeelle, josta tiedosto arkistoituu asianhallintajärjestelmä Opukseen.

Olemme tehneet E-lomakkeet ja luoneet intranet-sivun pohjan. Myös ohjeistus arkistointiin on tehty.

Kehitämme intranetin arkistointisivua työnvälittäjien palautteen perusteella. Vuoden vaihteessa integraatiot vaihdetaan Opuksen asiakirjan asiatyyppiin, joka nimetään 2026 vuoden mukaan. Täten asiakirjojen säilytysajat pysyvät asetusten ja lakien mukaisina. Kesken projektin, tuli myös uusi mahdollisuus, eli integraatio SignSpacen ja Opuksen välillä. Tämän avulla TyöHäme pystyy automaattisesti arkistoimaan vuotuisen noin 600 kappaletta työkokeilusopimuksia, joka sekin säästää 50 tuntia vuodessa.

Kehittäjät

Niina Salopelto, hallintosihteeri
Olli Lundahl, palveluneuvoja
Sara Rantanen, työllisyyskoordinaattori

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.