PALKITTU! Fiksua työtä 2026: Kuukausipalkkojen oikaisu toteuman mukaan INFRA 2025

Infrassa on työntekijöitä noin 100 ja aikaisemmin suurin osa oli tuntipalkkaisia, joten heidän palkkakulunsa menivät suoraan oikeille kustannuspaikoille. Viime vuosina on kuukausipalkkaisten osuus noussut huomattavasti ja sitä kautta myös oikaistavien tuntien. Kuukausipalkka maksetaan yleensä yhdelle kustannuspaikalle ja se yleensä halutaan jakaa tehtyjen tuntien mukaan. Näin saadaan palkka jakaantumaan niille kustannuspaikoille, joille työ on tehty ja tämä ei perustu mihinkään valmiiseen jakoon arvion perusteella.

Yhdellä henkilöllä voi olla 15–20 eri kustannuspaikkaa (tai yhdistelmää kp, toiminto, tuote ym.). On hyvin työlästä ja virhe herkkää viedä näin paljon tietoa käsin. Jos oikaistaan esimerkiksi 30 henkilön palkka, niin muistiolla vietävien rivien määrä on noin 1000–2000 riviä, kun ottaa huomioon myös sivukulut.

Määrä on vuonna 2025 noussut jo niin suureksi, että se vie koko prosessina noin kaksi työpäivää. Lisäksi tarvitaan henkilöstöhallinnosta tiedot maksetusta palkasta niille henkilöille, joiden palkka jaetaan.

Tällä hetkellä on luotu Excel, johon syötetään käsin maksetut palkat sekä tuodaan henkilöiden tehdyt tunnit käsin Exceliin. Nämä tiedot viedään Excel-muistioon ja lähetetään taloushallintoon.

Ratkaisu ongelmaan

Alkuvuodesta 2025 olimme yhteydessä henkilöstöhallintoon, että olisiko ratkaisua tuottaa tehokkaampaa toimintatapaa palkkojen oikaisuun. Tällöin tuli selville, että palkat menevät myös Exreportiin ja tätä kautta olisi mahdollista lähteä hakemaan ratkaisua. Muita vaihtoehtoja olisi ollut rakentaa myös erillinen kokonaisuus esimerkiksi luomalla kokonaan uusi järjestelmä tai lähteä ratkaisemaan asiaa tuntijärjestelmän toimittajan kanssa. Tällä hetkellä tuntijärjestelmässä on kaikki tiedot oikaisuun, mutta asetukset sekä muoto ei ollut sopiva. Koska Infrassa oli jo kokemusta tuntipalkkojen siirtämisessä tiedostolla, niin tämän ei arvioitu tuottavan haasteita myöskään kuukausipalkkaisten osalta. Koska palkat jo menivät Exreportiin, niin päätettiin yhdistely tehdä Exreportissa.

Tiedot haetaan tehdyistä tunneista määrämuotoisesti ja Exreport tekee laskennan suoraan palkoista käyttäen hyväksi tehtyjä tunteja. Infran osuus oli käydä tuntijärjestelmän toimittajan kanssa keskustelu, että saadaan määrämuotoinen tiedosto tehdyistä tunneista ja lopuksi testaus, että järjestelmä tuottaa samaa tietoa, kuin aikaisempi toimintatapa.

Henkilöstöhallinto sekä Strategia ja tiedolla johtamisen osuudeksi tuli palkkatietojen ja Exreportiin tietojen yhdistäminen sekä valmiin muistion tuottaminen. Lisäksi osuus testauksessa huomattujen tietojen saattaminen lopputulokseen.

Lopputulos

Heinäkuussa 2025 testaukset oli tehty ja järjestelmän tuottamaa tietoa saatiin vietyä onnistuneesti, joten prosessi oli valmis. Nyt viemme tiedoston tehdyistä tunneista Exreportiin ja järjestelmä luo palkkatietoja avulla valmiin muistion, jossa palkat jakautuvat kustannuspaikoille tehtyjen tuntien mukaan (kuva1). Aikaisemmin oikaisuun kului aikaa noin kaksi työpäivää, niin uudistukseen jälkeen aikaa menee noin puoli tuntia. Lisäksi jatkossa, jos tarvetta oikaista suurempia määriä, niin aikaa ei kulu enempää, koska järjestelmä hoitaa laskemisen.

Hyvää tässä on myös se, että tätä voi käyttää muutkin yksiköt kaupungissa, jos on tarvetta jakaa palkkakuluja kustannuspaikkojen kesken.

Kehittäjät

Jarno Laaksonen, palvelusihteeri
Marjaana Heinilä, hallintosihteeri
Jere Takala, rakennuttajapäällikkö
Mervi Kangasniemi, HR-kehittämispäällikkö
Ismo Hannula, erityissuunnittelija

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.