Fiksua työtä 2026: Varhaiskasvatuksen sijaispoolin ja lakisääteisen mitoituksen mukaisen resurssoinnin käyttöjärjestelmän kehittäminen

Varhaiskasvatuksessa on oma 14 toimen henkilöstöpooli. Henkilöstöpoolin jakaminen yksiköihin ja päivittäinen resurssointi toteutettiin WhatsApp-keskustelussa jaettujen tietojen perusteella ja päivittäisessä resurssipalaverissa, työalustana oli avoin Excel-taulukko, johon kirjattiin toiveita erilaisin perusteluin. Työtapa oli aikaa vievä ja vaati paljon käsityötä sekä perustui pitkälti henkilökohtaisiin näkemyksiin.

Varhaiskasvatuksen suunnittelija Marjo Tökkä lähti ideoimaan virtuaalista valkotaulua, josta näkisi helposti kaupungin päiväkotien päivittäisen henkilöstötilanteen. Työ alkoi Excel-taulukon kehittämisestä, johon lisättiin automaatiota ja yhdistettiin henkilöstöpoolin työntekijöiden kiinnittäminen. WhatsApp-keskusteluista luovuttiin ja päiväkodinjohtaja ilmoittaa nyt Forms-lomakkeella yksikkönsä tiedot. Tieto siirtyy Exceliin suhdelukuna, jonka perusteella henkilöstöpoolin lähijohtaja kiinnittää työntekijät. Tieto kiinnityksestä etenee sähköpostilla.

Varhaiskasvatuksen päivittäinen resurssointi on nopeutunut ja päiväkodin johtajien työaikaa vapautuu henkilöstöjohtamiseen, mitoituksen puutteet saadaan paikattua nopeammin ja sijaispoolin jakaminen tapahtuu tasapuolisesti, olemassa olevaan tietoon perustuen. Yhteistyö alueilla on vahvistunut, kun kaikilla on yhteinen näkymä arjen resurssointiin helppokäyttöisten ja automatisoitujen taulukoiden kautta.

Kehitystyötä jatketaan kehittämällä järjestelmää niin, että henkilöstöpoolin kiinnityksille kehitetään alusta, joka on poolilaiset näkevät suoraan kiinnitykset ja viesteistä voidaan luopua. Tavoitteena on vahvistaa henkilöstöpoolin taloudellista ja oikea-aikaista käyttöä sekä hyödyntää digitalisaatiota.

Kehittäjät

Marjo Tökkä, varhaiskasvatuksen suunnittelija
Suvi Karonen, ICT-suunnittelija
Antero Paajanen, ICT-suunnittelupäällikkö

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.