Hämeenlinnan kaupunki valmistelee muutoksia tapahtumien lupaprosesseihin sekä tapahtumajärjestäjiltä perittäviin maksuihin

Hämeenlinnan kaupunki haluaa edistää tapahtumien syntymistä ja helpottaa tapahtumien järjestämiseen liittyviä prosesseja. Osana Tapahtumien ja matkailun -ohjelmaa on valmisteltu toimenpiteitä, joiden tavoitteena on sujuvoittaa tapahtumien lupaprosesseja sekä uudistaa tapahtuma-alueista perittäviä maksuja. Valmistelua on tehty kaupungin kaupunkirakenteen, kulttuuripalveluiden ja Linnan Kehityksen yhteistyönä. Päätöksentekoon asia etenee marraskuun aikana, kun kaupunkirakennelautakunta käsittelee uudet lupaehdot ja tapahtuma-alueista perittävät maksut kokouksessaan 11.11.

Samassa kokonaisuudessa on tarkoitus päivittää myös katualueiden vuokraushinnat, jotka koskevat tapahtumien lisäksi muitakin katualueiden käyttäjiä.

Pienemmille tapahtumille helpompi varausprosessi

Valmistelussa olevien muutosten tavoitteena on sujuvoittaa tapahtumien lupaprosesseja ja helpottaa erityisesti pienempien tapahtumien järjestämistä. Jatkossa pienimuotoiset tapahtumat voisivat varata tapahtuma-alueen helposti kaupungin sähköisestä varausjärjestelmästä ilman erillistä lupapäätöstä. Varaaja sitoutuisi tällöin ennalta määriteltyihin ehtoihin. Tapahtuma-alueiden käyttö olisi näissä tapauksissa maksutonta, ja esimerkiksi sähkön käytön voisi tilata erikseen.

Tällä mallilla halutaan madaltaa kynnystä järjestää pieniä paikallisia tapahtumia ja helpottaa niiden käytännön toteutusta, kertoo Hämeenlinnan kaupungin kulttuuripäällikkö Janne Nieminen.

Suuremmat tapahtumat hakisivat jatkossakin tapahtumalupaa alueen käyttöön, mutta uuden prosessin mukaisesti verkkolomakkeella.

Tapahtuma-alueiden hinnoittelu uudistuu

Tapahtumilta perittävien maksujen uudistamisella pyritään selkeyttämään hinnoittelua ja vähentämään erillisten lupien tarvetta. Uudistuksessa tapahtuma-alueen vuokraan sisältyisi jatkossa pieni määrä mainoskylttejä, joihin ei tarvittaisi enää erillistä lupaa. Lisäksi Linnanpuiston kokonaisuuteen sisällytettäisiin Kustaa III:n katu, jolloin sen sulkeminen ei enää tarvitsisi erillistä lupaa.

Hinnoittelun selkeyttäminen auttaa tapahtumajärjestäjiä hahmottamaan kustannuksia ja helpottaa tapahtumien suunnittelua jo varhaisessa vaiheessa, toteaa valmistelun kokonaisuuden valmistellut rakennuttajapäällikkö Jere Takala.

Kantolan Tapahtumapuisto osaksi samaa varausjärjestelmää

Osana valmistelua esitetään, että Kantolan Tapahtumapuisto siirrettäisiin kaupungin muiden tapahtuma-alueiden kanssa samaan varausprosessiin ja hinnastoon. Tämä tarkoittaisi, että Hämeenlinnan kaupungin ja Linnan Kehityksen välinen operointisopimus Kantolan Tapahtumapuistosta purettaisiin.
Linnan Kehitys jatkaisi kuitenkin tapahtumatoiminnan kehittämistä Hämeenlinnassa tukemalla paikallisia tapahtumajärjestäjiä ja kartoittamalla uusia potentiaalisia tapahtumia yhteistyössä Hämeenlinna Kokous & Kongressin kanssa.

Kantolan Tapahtumapuiston siirtäminen samaan varaus- ja hinnoittelujärjestelmään kaupungin muiden alueiden kanssa madaltaa kynnystä varata aluetta ja mahdollistaa myös pienempien tapahtumien toteutumisen Kantolassa, kertoo Linnan Kehityksen johtava asiantuntija Outi Mertamo.

Tutustu lautakunnan esityslistaan hallinnon julkaisujärjestelmässä (tweb).

Lisätietoja: