Tilojen yleiset varaus- ja käyttöehdot
Hämeenlinnan kaupunki vuokraa ja tarjoaa tiloja varattavaksi kuntalaisten, yhdistysten ja yritysten käyttöön. Voit käyttää tiloja esimerkiksi harrastuksiin, kokouksiin tai muihin toimintoihin kaupungin määrittelemien ehtojen mukaisesti.
Järjestä yleisötilaisuuksia vain tiloissa, jotka on erikseen tarkoitettu yleisötapahtumille. Näin varmistat, että tila soveltuu turvallisesti ja toimivasti tapahtuman käyttöön.
Tilojen vuokraamisesta ja varaamisesta päätetään kaupungin hallintosäännön sekä erikseen tehtyjen delegointipäätösten perusteella. Hämeenlinnan kaupunki noudattaa kaikissa tilavarauksissa yhteisiä yleisiä ehtoja sekä tilakohtaisia ehtoja, jotka sinun täytyy hyväksyä varauksen yhteydessä.
Tutustu ehtoihin
- Tilan varaaja on vastuuhenkilö tilan käyttöön liittyen. Varaajan tulee olla täysi-ikäinen ja varaus edellyttää varaajan yhteystietojen luovuttamista. Täysi-ikäisyyttä ei vaadita kirjastojen työskentely-, ryhmä- ja harrastustiloihin.
- Kaupungin tiloissa järjestettävä tilaisuus ei lähtökohtaisesti saa häiritä muuta toimintaa, asiakkaita tai käyttäjiä. Melua tai häiriötä aiheuttavista yleisötilaisuuksista sovitaan tapauskohtaisesti tilan haltijan ja tarvittaessa viranomaisten kanssa.
- Kaupungin tiloissa järjestettävän tilaisuuden sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lakien tai Kaikkien Hämeenlinna Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelma kanssa tai olla hyvän tavan vastainen. Tiloja ei vuokrata rasistiseen tai ihmisryhmiä syrjivään toimintaan. Tilan varaaja sitoutuu noudattamaan kaupungin noudattamia turvallisemman tilan periaatteita.
- Hämeenlinnan kaupungissa on kaupunginjohtajan päätöksellä 162 / 18.12.2024 kunta- ja aluevaaleja, eduskuntavaaleja, presidentinvaalia ja EU-vaaleja koskeva vaalirauha, joka alkaa vähintään kaksi kuukautta ennen vaalipäivää ja merkitään alkavaksi aina kuukauden 1. päivästä alkaen. Vaalirauhan aikana kaupungin omistamat ja hallinnoimat tilat eivät ole vuokrattavissa puolueiden, kannatusyhdistysten tai ehdokkaiden tilaisuuksiin. Poikkeuksen muodostavat Wetterin auditorio, joka on vuokrattavissa puolueiden käyttöön sekä sellaiset vaalipaneelit, joissa ja kaikille vaaleissa ehdokkaita asettaneille tahoille on tarjottu mahdollisuus osallistumiseen.
- Hämeenlinnan kaupungilla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä varaajan pääsy tilaan tai keskeyttää tilassa järjestettävä tilaisuus, jos edellä mainittuja sääntöjä rikotaan.
- Varaaja saa tilavarauksestaan vahvistuksen, kun varaus on hyväksytty.
- Maksullisten tilojen osalta varaus ja mahdolliset lisäpalvelut maksetaan varaustilanteessa verkkomaksuna tai jälkikäteen laskulla.
- Peruutusehdoissa on tilakohtaisia eroja. Tilaajan tulee tarkistaa peruutusaika varattavan tilan tiedoista. Peruuttamatta jääneistä varauksista ei tehdä palautuksia.
- Varauksen hinta määräytyy voimassa olevien tilakohtaisen hinnastojen perusteella. Tilan hinta ilmoitetaan kohteen tiedoissa.
- Kulkuoikeus tilaan mahdollistetaan joko henkilöstön toimesta tai omatoimikulkuna. Kulkuoikeus ja/tai avain on vain varaajalla tai hänen valtuuttamillaan henkilöllä, eikä niitä saa luovuttaa muutoin eteenpäin.
- Tiloissa on käytössä erilaisia hälytysjärjestelmiä. Varaajan tulee huolehtia niiden asianmukaisesta käytöstä ja saamiensa ohjeiden noudattamisesta.
- Varaajan vastuulla on huolehtia tarvittavista viranomaisyhteyksistä ja -luvista (yleisötilaisuusilmoitus poliisille sekä turvallisuus- ja pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle), mikäli tilaisuuden luonne ja kävijämäärä sitä edellyttävät. Varaaja tutustuu kiinteistöön ja sen turvallisuuskäytäntöihin ennalta. Tilojen ilmoitettua maksimihenkilömäärää ei saa ylittää. Poikkeuksena kirjastot, joissa yleisötilaisuusilmoitusta edellyttäviä tilaisuuksia voi järjestää vain kirjasto.
- Varattu tila on sovittuine varusteineen ja kalusteineen varaajan käytettävissä varauksessa määritellyn ajan.
- Tilat tulee jättää käytön jälkeen siihen kuntoon kuin ne olivat vuokrauksen alkaessa. Mahdollisten alkuvalmistelujen ja loppusiivouksen tulee sisältyä varattuun aikaan. Lähtiessä tulee varmistaa, että ovet ja ikkunat on suljettu.
- Varaaja on korvausvelvollinen, mikäli tilan käyttäjät aiheuttavat vahinkoa kiinteistölle tai irtaimistolle. Vahingoista on ilmoitettava välittömästi tilan yhteyshenkilölle.