Tapahtuma- ja markkinointiyhteistyö

Tapahtumayhteistyötä voi hakea yritys tai yhteisö, jolla on voimassa oleva y-tunnus. Tapahtumalla tarkoitetaan tässä yhteydessä kertaluonteista tai vuosittain toistuvaa tapahtumaa, joka on aikaan ja paikkaan sidottu, suunniteltu ja tavoitteellinen.

Kaupunki myöntää kullekin tapahtumalle korkeintaan yhden tuen/avustuksen samana ajanjaksona, ja tuki voi kattaa enintään 50% tapahtuman kokonaisbudjetista. Tapahtumayhteistyö ja siihen käytettävät varat määräytyvät vuosittain kaupungin budjetin mukaan.

Kaupungilla on neljä pääasiallista tukea tapahtumille: minipilotit, tapahtuma- ja markkinointiyhteistyösopimukset ja vieraanvaraisuus.

1. Minipilotit: Minipilotit ovat enintään 500 €:n avustuksia kansalaislähtöisille toiminnoille, kuten pienimuotoisille tapahtumille. Tuki on tarkoitettu uusien ideoiden ja toimintatapojen kokeiluun yksityishenkilöille ja yhdistyksille (ei yrityksille).
2. Tapahtumayhteistyösopimus: Tämä on uusi tukimuoto, joka täyttää aukon minipilottien ja varsinaisen markkinointiyhteistyön välillä. Tukimuoto on suunniteltu erityisesti tapahtumien kasvun edistämiseksi. Yhteistyösopimus sisältää kolme tasoa 1 000 € / 2 000 € / 4 000 € ja siihen sisältyy kaupungin valmis markkinointipaketti, jonka järjestäjä toteuttaa.
3. Markkinointiyhteistyösopimus: Tämä yhteistyömuoto on suunnattu suurtapahtumille, jotka vaikuttavat merkittävästi kaupungin näkyvyyteen ja matkailuun. Markkinointiyhteistyösopimuksen 5 000 € – 15 000 € osana laaditaan aina tapahtumakohtainen markkinointisuunnitelma, jonka järjestäjä toteuttaa.
4. Vieraanvaraisuudet: Vieraanvaraisuus on osa kaupungin suhdetoimintaa, joka tukee kaupungin tunnettuuden ja brändin kehittymistä. Vieraanvaraisuudet haetaan erillisellä lomakkeella ja ne käsitellään tapauskohtaisesti kaupungin suhdetoimintaperiaatteiden mukaisesti.

Kaupunginhallitus voi päättää erillistapauksina yhteistyöstä yksittäisten suurtapahtumien, kuten urheilusuurtapahtumien tai suurten konserttien, kanssa. Nämä käsitellään tapauskohtaisesti ja tuesta päätetään erikseen.

Lisäksi kaupunki voi tehdä erillistä markkinointiyhteistyötä esimerkiksi urheilun ja liikunnan, kulttuurin sekä erilaisten ilmiöiden ja sisältöjen kanssa.

Tapahtumayhteistyön edellytyksenä on vastuullisuusperiaatteiden mukainen sekä toteuttamiskelpoinen tapahtuma. Hakemuksia arvioidaan kokonaisvaltaisesti ottaen huomioon tapahtumien kehityspotentiaali ja monimuotoisuus.

Tapahtumayhteistyösopimukset ja niihin käytettävät varat määräytyvät vuosittain kaupungin budjetin mukaan. Sopimuksia tehdään käytettävissä olevien rahojen puitteissa ja kun kyseiselle vuodelle osoitetut rahat on käytetty, uusia sopimuksia ko. vuodelle ei enää tehdä.

Kaupunki myöntää kullekin tapahtumalle korkeintaan yhden yhteistyön, tuen tai avustuksen samana ajanjaksona, ja tuki voi kattaa enintään 50% tapahtuman kokonaisbudjetista.

Tapahtumatiimi arvioi tapahtumayhteistyöhakemuksia kriteerien avulla ja tarvittaessa myös neuvottelujen pohjalta. Arvioinnissa hyödynnetään kuutta kriteeriä ja tapahtumatiimi voi siirtää hakemuksen yhteistyömuodosta toiselle näkemyksensä mukaan. Arviointi toimii yhteistyön perusteena.  

Kriteerit:

1. Kaupungin houkuttelevuuden edistäminen kaupungin strategian mukaisesti sekä positiivisen mielikuvan luominen Hämeenlinnasta.
2. Näkyvyys paikallisesti, valtakunnallisesti ja/tai kansainvälisesti.
3. Alueellinen vaikuttavuus: vierasmäärä, paikallisuus – alueellisuus – kansainvälisyys, tapahtuman kesto päivissä, paikallisten kumppaneiden ja alihankkijoiden hyödyntäminen.
4. Hyvinvointi- ja terveysvaikutukset, esim. liikunnan ja harrastustoiminnan, yhteisöllisyyden ja yhdenvertaisuuden edistäminen .
5. Kehitys- ja kasvutavoitteet ja aiempien tapahtumien toteutunut kasvu.
6. Ympärivuotisen alueellisen tapahtumatarjonnan lisääminen: tapahtuman ajankohdan sijoittuminen syys-kevätkaudelle.

1. Lue ohjeet ja täytä hakemus huolellisesti vastaamalla kaikkiin kysymyksiin mahdollisimman kattavasti. Suosittelemme täyttämään vastaukset ensin word-tiedostoon ja siirtämään ne vasta lopuksi hakulomakkeelle. Tutustuthan etukäteen myös pakollisiin liitteisiin. 
2. Hakemukset arvioidaan tapahtumatiimin kokouksissa kolme kertaa vuodessa.
   Jätäthän hakemuksesi seuraavasti:
   Haku 01/2026 päättyy 6.1.2026
   Haku 02/2026 päättyy 13.4.2026
   Haku 03/2026 päättyy 2.9.2026
3. Saat tiedon tapahtumayhteistyöpäätöksestä noin neljän viikon kuluessa hakuajan päättymisestä.
4. Tarvittaessa järjestetään yhteistyötapaaminen.
5. Yhteistyöstä kirjoitetaan sopimus.
6. Tapahtumayhteistyöstä maksetaan 50 %, kun sopimus on allekirjoitettu. Laskutusohjeet löytyvät sopimuksesta.
7. Sovitut markkinointitoimenpiteet ja tapahtuman toteutus.
8. Tapahtuman jälkeen toimitetaan raportti, joka on edellytys yhteistyön loppuosan maksulle sekä yhteistyön jatkumiselle tulevaisuudessa. Raportointi tehdään tapahtuman jälkeen täyttämällä tiedot raporttipohjaan (linkki). Raportti tulee täyttämisen jälkeen tallentaa pdf-muotoon ja lisätä hakemuksellenne lomakkeen kautta (kirjautuminen vaatii vahvan tunnistautumisen).  Liite lisätään kohtaan: Yhteistyön raportti
9. Raportin hyväksymisen jälkeen tapahtumayhteistyöstä maksetaan 50 %.

Lisäksi kaupunki voi tehdä erillistä markkinointiyhteistyötä esimerkiksi urheilun ja liikunnan, kulttuurin sekä erilaisten ilmiöiden ja sisältöjen kanssa. Olennaista on, että markkinointikumppanuus edistää sekä kaupungin että yhteistyökumppanin vetovoimaa, imagoa ja tunnettuutta.

Yhteistyötä ja kumppanuuksia tarkastellaan erityisesti elinvoiman näkökulmasta. Vetovoimaiset sisällöt, ilmiöt ja tapahtumat houkuttelevat vierailijoita ja tapahtumakävijöitä kaupunkiin ja ovat keskeinen tekijä arvioinnissa. Markkinointiyhteistyön kohteen tulee olla myös mitattavaa.

Markkinointiyhteistyökumppanin toiminnan tulee olla rehellistä, lakien ja hyvän tavan mukaista ja sopia kaupungin arvoihin. Liikunnan ja urheilun markkinointiyhteistyö edellyttää Suomen Olympiakomitea ry:n hyväksymien suomalaisen urheilun eettisten periaatteiden ja arvojen noudattamista, epäasiallisen käytöksen nollatoleranssia sekä toimivien mekanismien järjestämistä ja ylläpitämistä epäkohtiin puuttumiseksi.
Lisätietoja markkinointiyhteistyöstä viestinta@hameenlinna.fi

Vieraanvaraisuus on osa kaupungin suhdetoimintaa, joka tukee kaupungin tunnettuuden ja brändin kehittymistä. Vieraanvaraisuudella tarkoitetaan harkinnanvaraista, kaupunginjohtajan päätöksellä toteutettavaa huomiointia, jonka kustannuksista vastaa kaupunki. 

Tapahtumiin liittyvää vieraanvaraisuutta harkittaessa otetaan huomioon tapahtuman vaikutukset kaupungille sekä edistääkö tapahtuma kaupungin strategiaa. 

Vieraanvaraisuudet haetaan vapaamuotoisella sähköpostilla ja ne käsitellään tapauskohtaisesti kaupungin suhdetoimintaperiaatteiden mukaisesti. Kerro hakemuksessa tiedot hakijasta, hakijan toiminnasta ja millaista vieraanvaraisuutta haette kaupungilta ja millaiseen tilaisuuteen.   

Lisätiedot ja hakemukset:
Tiia Suontaus
hallinnon suunnittelija
040 568 5127
tiia.suontaus@hameenlinna.fi