Fiksua työtä, syksy 2022: Sähköinen asiointi helpottamaan Pysäkin vapaaehtoistoiminnan koordinointia

Vapaaehtoiskeskus Pysäkin PysäkkiJelppari, -Kaveri sekä -Luuri toiminnassa vastaanotetaan erilaisia pyyntöjä. Pyynnöissä ikäihminen tiedustelee itselleen esim. ulkoiluseuraa tai saattaja-apua asiointikäynnille.

Pyynnön on voinut esittää ikäihminen itse, hänen läheisensä tai esim. kotihoidon työntekijä. Pyyntöjä on vastaanotettu puhelimitse, tekstiviestitse sekä sähköpostitse. Näistä eniten lisätyötä ovat tuottaneet tekstiviestitse sekä sähköpostitse tulleet pyynnöt, koska niissä harvoin on kaikki pyynnön koordinointia varten tarvittavat tiedot, joten lisätietoja on täytynyt tiedustella. Näistä lisäksi tekstiviesti sekä sähköposti eivät ole olleet tietoturvaltaan parhaita mahdollisia, sillä esim. kotihoito ei voi niissä ilmaista tarvittavia tietoja (kuten asiakkaan yhteistietoja). Lisäksi pyynnöt eivät ole olleet kaikkien työntekijöiden saatavilla.

Tämän lisäksi halusimme tarjota vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneille helpon väylän ottaa meihin yhteyttä.

Otimme yhteyttä kaupungin tietohallintoon keväällä 2022, kun tarjoutui mahdollisuus hakea tukea digitalisaation hyödyntämiseen. Sen lisäksi, että halusimme sujuvoittaa pyynnön vastaanottamisen prosessia, halusimme tarjota mahdollisuuden lähettää meille pyyntöjä tai yhteydenottopyyntöjä myös työajan ulkopuolella (esim. iltaisin tai viikonloppuisin).

Meille tarjottiin mahdollisuus ottaa E-lomake käyttöön. Sähköinen lomake on mahdollista ohjata täyttämään pyynnön tai yhteydenoton koordinoinnin kannalta keskeisiä tietoja, jolloin pyynnön koordinointi helpottuu, kun tarvittavat tiedot tulevat suoraan yhdellä kertaa. Samalla toimintamme prosessi tehostuu. E-lomake on lisäksi tietoturvallinen väylä olla meihin yhteydessä. Lomakkeen sisältöä työstettiin ja testattiin kesän ja alkusyksyn aikana. Syksyllä 2022 lomake julkaistiin ja otettiin käyttöön.

Tiedotimme ammattilaisia (mm. kotihoito) sähköisen asioinnin mahdollisuudesta ja olemme lisänneet E-lomakkeen linkkiä Pysäkin eri tiedotteisiin ja mainoksiin.

E-lomake on saatavilla Pysäkin verkkosivuilla (www.hameenlinna.fi/pysakki) eri apua ja tukea tarjoavien toimintojen yhteydessä. Lomakkeen kautta olemme syksyn aikana vastaanottaneet sekä pyyntöjä että yhteydenottoja, joista usea on lähetetty työaikamme ulkopuolella. Kehitämme E-lomakkeen sisältöä sen pohjalta, mitä yhteydenottojen / pyyntöjen osalta havaitsemme tai millaista palautetta saamme.

Kehittäjät

Katja Kopra, Pysäkki
Marianne Maatraiva-Sinisilta, Pysäkki
Jenni Orjasniemi, Pysäkki
Sanna Salminen, Pysäkki

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.