Palkittu! Fiksua työtä 2024: Tehokkaampaa tiedolla johtamista työllisyyspalveluissa

Mistä idea sai alkunsa?

Hämeenlinnan seudun työllisyyspalvelut ovat mukana kuntakokeilussa, jonka seurauksena työllisyyteen liittyvät tiedot ovat valtakunnallisessa tietovarannossa. Kuntakokeilussa Hämeenlinnan seudulla on selkeä päämäärä ja tavoitteet ketterimmät Hämeenlinnan seudun työllisyysohjelmasta 2017-2025, sekä kuntien strategiasta. Tavoitteiden seuranta ei ollut mahdollista riittävällä tasolla kuntakokeilun prosessin osalta.

Mitä ja miksi on tehty?

Hämeenlinna on Lahden seudun kuntakokeilun tukemana luonut oman tiedolla johtamisen raporttinsa, hyödyntäen Keha-keskukselta saamaansa raakadataa. Kehittämistyötä on tehty ja jatketaan edelleen ketterin kokeiluin pienin askelin. Koska raakadata sijaitsee useassa eri paikassa, olisi niiden raportoinnin kehittäminen ulkopuolisilla resursseilla ollut kallista ja hidasta. Visuaalinen tiedolla johtamisen raportti luotiin ketterästi automaation avulla tukemaan omavalmentajia ja johtoa, jotta he voivat seurata ja ohjata kuntakokeilua. Raporttien ansiosta on mahdollista havaita muun muassa pullonkaulat, asiakasprofiilit, työnhaun aloittaneet ja lopettaneet, sekä resurssihaasteet. Tiedolla johtamisen raporttien rakentaminen on toteutettu täysin omalla työpanoksella, eikä ulkopuolisen osaamisen tai työn ostamista ole tarvittu, koska tarvittava osaaminen löytyi Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiltä.

Mitä on saavutettu?

Uusi visuaalinen tiedolla johtamisen raportti tukee asiakastyön ohjausta ja tekee koko seudun työllisyyspalveluiden tiimien toiminnasta ja tuloksista läpinäkyvää. Tämä mahdollistaa oman työn johtamisen siten, että työntekijät voivat itse seurata asiakastilannetta kokonaisvaltaisesti ja omien asiakkaidensa näkökulmasta. He ovat perillä siitä, kuinka moni asiakkaista on palveluissa, keihin heidän tulisi olla yhteydessä ja ketkä tarvitsevat erityistä tukea. Tekijät näkevät myös kollegoidensa tilanteen ja tarvittaessa asiakkaita voidaan siirtää sellaiselle työntekijälle, jonka vastuulla olevat tehtävät ovat kevyempiä.

Selkeä käsitys todellisesta tilanteesta mahdollistaa konkreettisten toimenpiteiden asettamisen kuukausittain, jotta asetetut päämäärä ja tavoitteet saavutetaan. Tietoon perustuvan läpinäkyvyyden myötä myös tiimirakennetta on muutettu paremmin asiakasta palvelevaksi.

Miten työ jatkuu?

Tiedollajohtamisen raportit on otettu innolla vastaan ja niitä halutaan jatkuvasti kehittää. Kehittämistyötä tehdään edelleen siihen asti, kunnes kaikki se tieto on käytettävissä, mikä auttaa työntekijöitä paremmin palvelemaan asiakkaita. Kehittämistyön aikana on herännyt uusia ajatuksia siitä miten digitalisaation avulla voidaan kehittää työllisyyspalveluiden työtä yhä enemmän asiakaslähtöiseksi.

Lahden seudun kuntakokeilu sai Hämeenlinnan kaupungilta vinkkejä kuinka he voivat kehittää heidän tiedolla johtamisen raportointia ja nyt myös heillä on vastaavanlainen raportointi käytössä.

Kehittäjät

Suvi Karonen, ICT-tukihenkilö
Sampo Sarrala, It-asiantuntija
Ismo Hannula, erityissuunnittelij
Sara Rantanen, työllisyyskoordinaattori
Mira Sillanpää, työllisyysjohtaja

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.