Fiksua työtä 2024: Tilapalvelut tutuiksi

KTI Kiinteistötieto Oy:n laatiman asiakastyytyväiskyselyn kaupungin tilojen sisäisille käyttäjille
teetettiin keväällä 2023. Erityisesti vastaukset koskien Tilapalveluiden toimintaa herätti ajatuksen kehitystyölle. Vastauksista sai sellaisen kuvan, että Tilapalvelujen toiminta ja palvelu kyllä toimivat, mutta on kovin kasvotonta ja aina ei ole selkeää tilojen käyttäjille, että keneen olla yhteydessä ja yhteistyö jää siten kovin vähäiseksi.

Tuloksien pohjalta päätettiin aloittaa kiinteistöpalveluyksikön toimesta kohdekäynnit ja tuoda
paremmin tunnetuksi yksikön toimintaa ja tutustua paremmin kiinteistöjen käyttäjiin sekä heidän tarpeisiin. Syksyn aikana Tilapalvelut ovat käyneet seitsemällä kohteella tapaamassa päiväkodin johtajia ja rehtoreita.

Käyttäjäpalavereissa käydään läpi eri kiinteistöpalveluiden osa-alueet (kiinteistönhoito, ateria-,
siivous- ja käyttäjäpalvelut, rakennuksien kunnossapito), puitesopimustoimijoiden toiminta
kohteella, tilojen toimivuus ja haasteet, kehitysideat sekä käyttäjien toiveet kunnossapidon osalta. Myös tulevat investoinnit seuraaville vuosille käydään läpi ja niiden aikataulua terävöitetään kohteen ja käyttäjän tarpeiden mukaisesti. Käyttäjäpalaverin päätteeksi kohteella tehdään tarvittavat katselmukset ja pyritään ratkaisemaan yhdessä käyttäjän kanssa ongelmat niin, että ne mahdollisimman vähän haittaavat itse koulu- tai päiväkotitoimintaa.

Käyttäjäpalavereista Tilapalvelut laatii muistiot ja ne jaetaan sekä kiinteistöpalveluyksikön että
kiinteistöyksikön henkilöstölle sekä käyttäjälle ja näin käynnistetään tarvittavat sovitut toimenpiteet, kuten esim. puitesopimustoimijoiden reklamaatiot ja kunnossapitotöiden aikataulutukset.

Syksyllä toteutetut kierrokset ovat saaneet käyttäjiltä lämpimän vastaanoton, yhteistyö on
lisääntynyt, kohteiden haasteisiin on pystytty vastaamaan paremmin, saatu terävöitettyä kohteiden kokonaiskuvaa ja tuotu erilaiset kiinteistösopimukset/käytänteet tutuiksi sekä hiottu tavoitteet yhteisiksi. Palaverisisältöä tullaan myös kehittämään tulevaisuudessa. ”Tilapalvelut tutuiksi” -teemalla on hyvä jatkaa uudelle vuodelle 2024.

Kehittäjät

Tiia Kilpi, hallinnollinen isännöitsijä
Timo Kujanpää, kunnossapitoinsinööri
Ville Vehmas, tekninen isännöitsijä
Petri Kähkönen, tekninen isännöitsijä
Markku Oksanen, tekninen isännöitsijä
Taro Gröhn, kiinteistöpalvelupäällikkö

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.