Postilaatikkoon saapuva perinteinen kirjepostikin lähetetään sähköisesti

Hämeenlinnan kaupunki otti alkuvuodesta 2023 käyttöön Posti Oyj:n tarjoaman sähköisen iPost-järjestelmän. Järjestelmän kautta kaupungin työntekijä pystyy lähettämään perinteisen postilaatikkoon jaettavan A4-kokoisen kirjepostin sähköisesti omalta tietokoneeltaan. Toimintatapa on osaltaan edesauttamassa kaupungin monipaikkaista työkulttuuria, sillä enää työntekijän ei tarvitse kirjettä postittaakseen lähteä varta vasten toimistolle vaan lähettäminen onnistuu myös kodin etätoimistolta. Asiakkaat kuitenkin saavat kirjeet kuten ennenkin paperisena omaan postilaatikkoonsa.

iPost-järjestelmä on kaikkien kaupungin työntekijöiden käytössä. Työntekijä tallentaa aineiston iPost-järjestelmään, kirjaa lähetykselle vastaanottajan tiedot ja haluamansa asetukset. Tämän jälkeen hän sähköisesti lähettää aineiston, joka tulostetaan, kuoritetaan kirjeisiin ja jaetaan vastaanottajille Posti Oyj:n toimesta.

Järjestelmä on otettu hyvin vastaan kaupungin työntekijöiden keskuudessa ja sen kautta on alkuvuoden aikana lähetetty asiakkaille yli 7700 kirjettä. Kaikkea kaupungilta lähtevää kirjepostia ei ole mahdollista tai edes järkevää lähettää järjestelmän kautta, mutta lähetysmäärät ovat koko ajan kasvussa ja järjestelmä on löytänyt paikkansa osana työntekijöiden arkea. Eniten järjestelmää ovat käyttäneet kaupunginkirjasto ja seudullinen jätehuoltoviranomainen. Näille yksiköille erityisesti järjestelmän tarjoamat massapostitusmahdollisuudet ovat tuoneet asiakaspostin lähettämiseen huomattavaa hyötyä myös ajankäytöllisesti.

Perinteisen kirjepostin lähettäminen on edelleen kaupungille monessa tapauksessa joko viranomaistoimintaan liittyvä lakisääteinen tehtävä tai ainut keino tavoittaa kuntalaisia. Lisäksi kaupungin tulee toiminnassaan huomioida myös sellaiset asukkaansa, joille tiedon saaminen internetin kautta ei ole mahdollista. iPost-järjestelmän käyttöönotto onkin onnistunut kompromissi ajateltaessa työelämän digitalisoitumista ja monipaikkaistumista suhteessa kaupungin rooliin asukkaidensa arjessa.

Niina Kuusela
hallintojohtaja
Hämeenlinnan kaupunki