Pienten tapahtumien alueiden käyttöehdot 

Pienten tapahtumien alueiden käyttöehdot (1.1.2026 alkaen) 

Nämä sopimusehdot koskevat Hämeenlinnan kaupungin hallinnoimien ulkotapahtumapaikkojen varaamista kaupungin verkkokaupan kautta. Tekemällä varauksen tai hakemuksen verkkokaupassa, asiakas hyväksyy nämä ehdot ja vakuuttaa antamansa tiedot oikeiksi ja riittäviksi. 

Asiakkaalla tarkoitetaan yksityishenkilöä, yritystä, yhdistystä tai muuta yhteisöä, joka tekee varauksen verkkokaupassa. 

Palveluntarjoajalla tarkoitetaan Hämeenlinnan kaupunkia. 

Verkkokaupalla tarkoitetaan Hämeenlinnan kaupungin sähköistä asiointipalvelua, jonka kautta tapahtumapaikkojen varaukset tehdään. 

Yleisille alueille sijoittuvat varattavat tapahtuma-alueet ovat pääosin maksuttomia sellaisten yleisötilaisuuksien järjestämistä varten, jotka täyttävät seuraavat ehdot: 

• Tapahtuman osallistujamäärä on samanaikaisesti läsnä olevat henkilöt laskien arvioitu olevan alle 200 hlö 

• Tapahtuma ei rajaa yleistä aluetta pois kaikkien kansalaisten vapaasta käytöstä 

• Tapahtuman järjestäminen ei edellytä mitään muutoksia liikennejärjestelyihin 

• Tapahtumassa ei käytetä avotulta, pyroteknisiä tuotteita tai muita palo- tai räjähdysvaarallisia kemikaaleja 

• Tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt eivät poikkea tavanomaisesta 

• Tapahtuman luonne ei aiheuta erityistä vaaraa ihmisille 

• Tilaisuudessa ei ole kyse mielenosoituksesta 

• Tilaisuudessa ei ole kyse kuvauksista tai kuvausten järjestämisestä 

Varaaminen, varausaika ja varausten määrä 

• Varattu alue varusteineen ja laitteineen on varaajan käytettävissä varauksen ajan. Mikäli varausaika on vuorokausiperusteinen, saa aluetta käyttää vain klo 7–22 huolimatta siitä, että tapahtuman kokonaiskesto olisi useita vuorokausia.  

• Alueen varaus edellyttää varauksesta vastuussa olevan henkilön? varaajan yhteystietojen luovuttamista. 

• Alkuvalmistelut ja loppusiivous sisältyvät varattuun aikaan. Alue tulee palauttaa yleiseen käyttöön varausajan päättyessä. 

• Jos varaaja myöhästyy yli tunnin, voidaan varaus vapauttaa tarvittaessa muiden käyttöön. 

• Varaaja saa varausvahvistuksen, kun varaus on hyväksytty. 

• Kaupunki määrittää alueiden maksimivarausajan, käytössä olevat varusteet ja laitteet ja voimassa olevien varausten varaajakohtaisen maksimimäärän. 

• Kaupungilla on oikeus muuttaa varausaikaa tai peruuttaa varaus ilmoittamalla siitä varaajalle. 

• Varaus ei anna oikeutta ajoneuvojen pysäköintiin varausalueella. Pysäköinti tapahtuu vain niille osoitetuilla sallituilla, virallisilla pysäköintialueilla. Ehto koskee myös tapahtumajärjestäjän käyttämiä ajoneuvoja. Nurmi- ja puistoalueilla pysäköinti on kielletty. 

Tilat, laitteet ja kalusteet 

• Jos varausalueella on lukittavia tiloja, sähkökaappeja tai muita avaimella avattavia varastoja, varaajan on varmistettava lukitus alueelta poistuessaan. 

• Kalusteiden ja varusteiden järjestystä saa muuttaa, mutta järjestys tulee palauttaa alkuperäiseen muotoon varausajan päättymiseen mennessä. 

• Laitteiden käyttöohjeisiin on tutustuttava ennen käytön aloittamista. Laitteiden käyttöohjeita on noudatettava. 

• Varaajan on ilmoitettava heti vahingoittuneista rakenteista, istutuksista tai rikkoutuneista laitteista ja muista teknisistä ongelmista kaupungille. 

Vastuu ja korvausvelvollisuus 

• Varaaja on vastuussa alueen käytöstä ja tapahtuman järjestyksen säilymisestä. Varaaja vastaa siitä, ettei enimmäishenkilömäärää tapahtumassa ylitetä. 

• Varaaja on korvausvelvollinen, mikäli tapahtumasta on aiheutunut vahinkoa kiinteistölle tai irtaimistolle. Vahingoista on ilmoitettava välittömästi kaupungin henkilökunnalle. 

• Alueiden käytöstä mahdollisesti aiheutuvista siivous- tai järjestelytöistä peritään laiminlyöntitilanteissa voimassa olevan taksan suuruinen maksu. 

• Kaupunki ei vastaa alueiden käytön yhteydessä varaajan omalle irtaimistolle tai sähköisille aineistoille aiheutuneista vahingoista. 

• Kaupunki ei vastaa alueelle jätetyistä tavaroista. 

• Kaupunki ei vastaa tapahtuman mahdollisista taloudellisista menetyksistä, kuten lipputulojen menetyksestä peruutustilanteissa. 

• Tilaisuuden viestinnästä ei saa muodostua käsitystä, että kaupunki olisi toiminnan yhteistuottaja.   

Tilaisuuden sisältö ja luonne 

• Varattavassa tilassa järjestettävän tilaisuuden sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan vastainen. Tapahtumissa noudatetaan kokoontumislakia (22.4.1999/530) ja julkisista tiloista annettuja viranomaisohjeita ja poliisin ja pelastuslaitoksen antamia ohjeita ja määräyksiä. 

• Jos tapahtuman järjestäminen edellyttää ilmoitusta poliisille ja/tai turvallisuus/pelastussuunnitelmaa, tulee tilaisuudelle hakea Hämeenlinnan kaupungilta tapahtumalupaa suurelle yleisötapahtumalle. 

• Jos tapahtumassa esitetään julkisesti tekijänoikeudellista materiaalia (esim. elokuva), esittäjällä tulee olla materiaaliin esitysoikeus. Kuvaohjelmalakiin (710/2011) perustuvia elokuvien ja muiden kuvaohjelmien ikärajoja on noudatettava. Lisätietoa ikärajoista  

• Varattavalla alueella järjestettävä tapahtuma ei saa häiritä alueen muuta käyttöä, hoitoa- ja kunnossapitoa tai alueen muiden toimijoiden asiakkaita ja liiketoimintaa.  

Käyttöehtojen noudattaminen ja varauskielto 

Hämeenlinnan kaupungilla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä varaajan oikeus alueen käyttöön tai keskeyttää varatulla alueella järjestettävä tilaisuus, mikäli ilmenee, että edellä mainittuja sääntöjä rikotaan tai on rikottu. 

Käyttösääntöjen rikkominen tai alueen siisteyden ja lukituksen laiminlyöminen johtaa varaajalle asetettavaan varauskieltoon. Varauskielto voidaan asettaa niin varaajayhteisölle, kuin yksityishenkilölle.  

Peruutusehdot 

Varauksen voi muuttaa tai peruuttaa maksutta 14 vuorokautta ennen varattua aikaa. Tämän jälkeen tehdyistä muutoksista tai peruutuksista ei palauteta maksuja. 

Peruutus tai muutospyyntö katsotaan tapahtuneeksi sillä hetkellä, jolloin tieto on tullut Hämeenlinnan kaupungille sähköpostitse (tapahtumaluvat@hameenlinna.fi).  

Maksullisten palveluiden käyttö, hinnasto ja peruutusehdot 

Maksullisten palveluiden käytöstä peritään kulloinkin voimassa olevan taksan mukainen maksu. Maksullisia palveluita, kuten sähkön käyttöä, voidaan tarjota tapahtumapaikkakohtaisesti. Käytössä olevat palvelut löytyvät tuotekohtaisina lisäpalveluina verkkokaupasta. 

Varaus ja palvelut maksetaan varaustilanteessa verkkomaksuna. Mikäli verkkomaksu ei ole mahdollinen, voidaan poikkeustapauksissa lähettää lasku. Laskutuslisä on 15 €. Hinnat sis. Alv 25,5 %.